英文备忘录格式.doc

备忘录
1.＊收件人姓名、职务；
＊发件人姓名、职务；
＊保密级别：分为三类topsecret,secret,confidential,一般备忘录不用保密，这一栏就空着；
＊文件编号：发件人方文件编号和收件人方文件编号；
＊发件日期；
＊备忘录标题线；
＊正文；
＊签名、职务；
＊誊写备忘录的人和打字员姓名首字母缩写；
＊附件数目；
＊抄送：如果送给收件人以外的人时要注明。
写备忘录时要注意以下几点：
(1)第一句话就要明白交代写此备忘录的目的。
(2)备忘录中交代的事情应该简明扼要，一段话说明一个意思。
(3)如在备忘录中通知信息，语言一定要准确，避免产生歧义。
(4)最后要用一句话总结，强调读备忘录的人要尽快做出反应。
To:Mr.____(name)
From:____(name)
Date:____(date)
Subject:____

(Salutation)

Iwouldliketoremindyouthatourofficeisbadlyinneedof____
(product’sname).Ihopethatyouwillpayattentiontothisproblem
andsolveitassoonaspossible.

(ComplimentaryClose)

Signature:____
2.(1)

(2)必背模版句型
Ihavethehonortoinformyouthat...
我很荣幸地通知您……
IwouldliketoremindyouthatourofficeisinwantofanewEnglishtypewriter.
我想提醒您一下，我们办公室急需一部英文打字机。
Ihaveseveralproposalsforcuttingdownthecost.
关于降低成本我有几个建议。
Inresponsetoyourrequestfor...Ihavetoinformyouthatwecannotapproveit.
对于你……的请求，我不得不告诉你我们不能批准。
ThisisfurthertoyourmemodatedJune6,2006,inwhichyouproposedthatemployeesadoptthe“punchin”system.
回复你2006年6月6日关于员工实行打卡考勤制度的备忘录。
Theboardofdirectorsapprovedyourproposalatthemeetinglastweek.
董事会在上周的会议上通过了你的建议。
Ibelievethesechangeswilldecreasetheproductcost.
我相信这些改革会降低成本的。
Pleaseletmeknowyourresponsetothesesuggestions.
我想知道你对于这些建议的看法。
Pleasefeelfreetocontactmeifyouneedfurtherinformation.
如果需要更多信息请随时与我联系。
Ihighlyappreciateyourconsiderationstotheseproposals.
我期待你能考虑一下这些建议。
3.必背经典范文
To:CarlFowler
From:JaneLarson
Subject:Schedulingthefilm
Date:March13,2006
Dearsir:
We’dbetterrearrangetheshowingschedulefornextweek’sfilm.
Asyouknow,wearegoingtoshowthefilm,TheSmiths,nextweekintheprojectionroom,whichholdsonlyfiftypeoplecomfortablywithoutovercrowding.Itisnotbigenoughforthewholestafftoseethefilmatthesametime.SoIsuggestweshowthefilmindifferenttimes.Forexample,wecanarrange40peopletoseethefilmthereonTuesdayat3:00p.m.,andtheremaining40onThursdayatthesametime.
Ifthere’sanyproblemaboutthisarrangement,pleaseletmeknow.
JaneLarson
C.StanClark
译文
收件人：卡尔·福勒
发件人：简·拉森
主题：电影日程安排
日期：2006年3月13日
我们最好能够重新安排下周电影的播放时间。
你知道我们打算下周在放映厅播放《史密斯夫妇》这部电影