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浅谈EXCFL下拉菜单的制作

摘要：EXCEL强大的数据统计和分析功能为我们的工作带来了

不少方便。通过在EXCEL中设置下拉菜单，能够方便我们输入相同

的内容。该文就以将实例中某些项设置为下拉菜单为例，介绍一下利

用数据有效性功能设置下拉菜单的方法。

关键词：数据有效性EXCEL下拉菜单一级和二级联动

所谓Excel下拉菜单，就是通过一系列的设置，在单元格内实现

不需要进行手动输入数据，只用鼠标点击就可以选择相应内容输入到

单元格中的功能。它的实现主要是通过数据有效性功能来完成的。在

Excel中设置下拉菜单有两大好处：一个是方便快速的输入数据减少

了工作人员劳动强度，另一个是可以限定输入的内容，防止非法内容

的输入。

Excel利用数据有效性功能可以制作多级联动下拉菜单，本文只

讨论较为常用的一级和二级联动下拉菜单的制作方法及注意事项（本

文中所有操作命令以EXCEL2003版本为基础）。

1一级下拉菜单的设置方法及注意事项

1.1实例

如图1所示，按要求在“销售人员”列设置可以选取的下拉菜单。

1.2分析

在EXCEL中我们一般通过数据有效性功能来设置下拉菜单。具
体步骤如下：

步骤1：单击“数据——有效性”，打开“数据有效性”对话框，在“设

置”选项卡中选取“有效性条件”，在“允许”中选“序列”(如图2)。

步骤2：在“来源”输入框里，要设置下拉菜单里显示的内容。这

里有两种设置方法。

（1）直接输入。在“来源”的输入框里输入用英文逗号连接的字

符串，然后单击“确定”。如图3所示。

注意：

①下拉选项较少的情况下适合采用直接输入文本的方法。例如：

张三,李四。

②输入的逗号“,”必须是英文逗号,其它的会出现错误。

（2）引用指定单元格的内容。若销售人员在单元格G1:G5区域

里，点击“来源”中拾取按钮，如图4所示，在弹出的数据有效性对话

框中选取此区域。单击“确定”，就可以在销售人员列中看到下拉菜单

了。

注意：

①如何快速把单元格的内容用逗号连接起来。如上图中的G1:G5

区域，需要以下几个步骤。首先，任选一个单元格，输入公式
“=G1:G5”，在编辑栏中选取公式部分，如下图5所示。

然后按F9把公式转换成值“={“张大民”;”李明”;”于果”;”齐大

胜”;”李三妹”}”，先把““;””替换功能替换“,”（英文逗号），再把这个

字符串前面的“{“”和后面的““}”删除即可。

②如果需要引用其他工作表的数据作为下拉菜单显示内容。如本

例中引用工作表sheet2中的数据做下拉菜单显示内容。具体步骤如

下：首先，选取sheet2中的数据区域，在名称框中输入自定义的名称，

如“姓名”，再回车结束。如图1-6所示。

然后，在数据有效性对话框的”来源”中输入“=姓名”，如图1-7

所示。

2二级联动下拉菜单的制作方法及注意事项

2.1实例

如图8所示，要求在品牌列选取任一设备品牌，型号列的下拉菜

单里会显示该设备的所有型号。

2.2分析

我们同样还是通过数据有效性功能来设置这个二级联动下拉菜

单。具体步骤如下:

步骤1：设置数据源区域，如图9所示。
步骤2：定义数据名称。选取所需数据源区域，单击“插入——

名称——指定”，打开指定名称窗口，选取窗口上的“首行”复选框。

如下图10所示。

步骤3：设置数据有效性。单击B2单元格，打开数据有效性窗

口，在来源中输入公式“=indirect(A2)”，如图11所示。然后单击“确

定”，结果如图12所示。

注意：

①实现联动功能的原理，就是为不同的列的内容设置了名称，定

义的数据名称可以直接在公式中引用，而这个名称恰好就是上一级菜

单里的选择项。这样的情况下，在数据有效性中的函数读取的其实是

引用这个名称所对应的区域内的内容，也就把我们下一级的菜单内容

读取出来了

②输入公式“=indirect（(A2）”后之所以能达到二级联动的效果，

关键在于INDIRECT函数。它可以把“单元格地址字符串”或“定义的

名称字符串”转化为引用内容（就是根据名称从它代表的区域中取

数）。如本例中品牌列输入的名称被INDIRECT函数引用。在型号列

看来，A列输入的不是一个字符形式，而是能代表一个区域的单元格

区域名称。

3结语
EXCEL下拉菜单还有三级及三级以上的多级联动菜单。所谓多

级联动菜单，就是当我们选择1级菜单后，2级菜单里就有对应1级

菜单的内容，选择2级菜单的项的时候，3级菜单会产生对应2级菜

单项的内容。其涉及的知识点和操作比较复杂，但原理都一样。掌握

了最基本的下拉菜单制作方法后，我们