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办公档案数字化管理汇总十篇篇（1）随着国有企业信息化建设快速发展，作为国有企业信息化建设重要组成部分的档案信息化建设也提上日程，而档案数字化工作是国有企业档案信息化工作的内容之一，开展档案数字化建设是目前国有企业档案部门开展的重要工作之一，是实现档案工作规范化的重要举措，也是档案部门提升服务能力、拓宽服务领域的重要途径之一。笔者从2004年至今一直从事国有企业档案管理工作，在多年的实践工作中发现国有企业档案数字化建设面临着一些不容忽视的具体问题，本文就存在的问题进行分析探讨，并提出一些解决对策。1.国有企业档案数字化建设面临的主要问题1.1对档案数字化建设的重视程度不够档案数字化，一方面可以提升查阅效率，相较于传统的查阅方式，数字化后的档案查阅只需要几分钟甚至更短的时间就可以查阅到档案原文的扫描件。另一方面数字化后的档案可以封闭保存，没有特殊情况不再使用，有利于保护原件。但是在国有企业，档案管理工作没有得到足够重视，档案数字化工作比较滞后，导致国有企业档案室变成无人问津的部门，档案管理人员责任心强的会默默无闻的工作着，责任心不强的档案堆积成山，没人整理，连查找都困难，更谈不上档案信息化、数字化建设了。从根本上说，档案数字化建设与否，建设质量的好坏，建设进度的快慢，与国有企业的重视程度有关。1.2软硬件配备不足严重制约国有企业档案数字化工作的开展随着信息化建设飞速发展，国有企业档案管理部门也配备了一些计算机及扫描仪设备，但是这些设备是有使用年限的，由于资金不足等原因，设备更新缓慢，老的计算机与档案管理软件的要求不匹配导致软件运行缓慢甚至无法运行，扫描仪老旧致使扫描图像不清晰，甚至有的还没有专门的档案管理软件。没有好的档案数字化工作所需的软硬件设备，导致国有企业档案数字化工作无法开展或进展缓慢。1.3档案管理系统与OA办公系统不兼容目前，各软件公司制作的档案管理软件和OA办公软件种类繁多，国有企业也是根据自己的需要自行购买档案管理软件和OA办公软件，致使档案管理系统与OA办公系统两者不兼容，造成不能依托OA办公系统实现网上录入和查询等，形成的数据也难以转换实现共享。以昆明公交公司为例，昆明公交公司使用的OA办公系统是电子政务网上的政府信息公开系统，而档案管理系统是珠海泰坦软件公司开发的档案综合管理系统，两者是不能兼容的，政务网上的收发文要归档，只能从政务网上下载下来，然后一条条的录入档案管理系统中，形成的电子文件也只能一条条对应的导入档案软件中，费时费力，工作效率低下。1.4档案管理人员素质不高、配备不足档案管理人员素质的高低决定着国有企业档案管理水平的高低，随着办公自动化的普及，对档案管理人员也提出了新的要求，档案管理人员除了会传统的手工整理档案外，还会利用现代化的手段对档案进行管理。但是在国有企业，档案管理人员素质高低不一，为了节约编制，一般使用秘书兼管档案管理工作，专职人员少，档案工作大多停留在手工管理阶段，不利于档案数字化工作的开展。1.5缺乏技术指导档案数字化工作是一项技术含量、操作规范度很高的工作，档案数字化工作也正处在摸索和尝试阶段。在国有企业档案数字化工程中，档案管理人员对扫描技术、扫描流程、扫描方式、色彩模式、扫描分辨率、存储格式、扫描过程控制等掌握不够，缺乏技术指导。1.6安全问题突出国有企业档案数字化建设的安全问题主要有三个方面，一是缺乏安全保管电子档案的设施，如光盘、移动硬盘、防磁柜等。二是数字化过程中的安全问题，由于纸质档案数量庞大，纸质档案在从库房拿出来数字化的过程中，难免出现纸质档案丢失情况。三是网络安全没有保障，安全措施不到位，其他部门的电脑还连着外网等。1.7档案数字化制度欠缺2005年国家档案局的纸质档案数字化技术规范是纸质档案数字化的标准，各省市也出台相关标准，为纸质档案数字化工作提供了相关的技术指导，由于各国有企业纸质档案的种类不尽相同，国有企业没有根据自身情况制定档案数字化标准，完全参照国家统一的标准和省市标准进行纸质档案的数字化工作，致使在档案数字化过程中，没有制度可依，无章可循。1.8有些档案数字化工作重复随着信息技术的发展，政府也在推行电子政务，实现网上收文发文，推进无纸化办公工作，使信息可以迅速、准确地到达相关部门，从而极大的降低社会成本，提高文件传阅速度。但在很多国有企业，由于各方面的原因，并没有真正实现无纸化办公，政务网的文件还是习惯下载后打印出来给领导批阅后存档，这一部分打印出来的政务网文件存档后就不可避免出现再数字化的现象，造成重复和浪费。2.解决对策国有企业档案数字化建设是一项长期而艰巨的任务，笔者认为应着力采取的对策主要有：2.1加强对档案数字化工作的领导国有企业档案数字化建设的最终目的在于提高国有企业效率，提高领导决策和管理水平，国有企业应该把档案的数字化建设纳入领导