助理工作培训培训课件.ppt

助理工作培训手册此培训讲义中的助理泛指各部门助理、经理助理、业务后勤专员等基层岗位。培训目的：培训对象：请大家谈谈：1.作为助理应该做什么？2.应该具备什么样的素质、技能？培训大纲：第一部分助理工作的重要性二．助理的作用第二部分助理工作应具备的职业素质劳动合同与心理契约思考：我们更需要您具备：思考：一.日常事务处理
二.日程安排
三.沟通与协调
四.职场礼仪
五.会议组织与协调
六.突发事件的处理一.日常事务处理
◆电话
（电话礼仪中详细介绍）
◆传真

1.格式规范正式的传真必须有首页，上面注明传送者与接受者双方的单位名称、人员姓名、日期、总页数等。
2.内容齐全正式的传真信件要有必要的称呼、问候语、敬语、致谢语、签字等。
3.及时通报发送传真之前要向对方通报一下。收到传真之后要尽快通知对方，以免对方不放心。◆邮件
1．一定不要空白标题，这是最失礼的
2．标题要简短，不宜冗长，不要用…才能显示完你的标题
3.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”
4．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理
5．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
6．回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RERE一大串。
关于称呼与问候
1．恰当地称呼收件者，这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；
2.在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。
3.称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dearxxx”，显得很熟络。
4．Email开头结尾最好要有问候语最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个BestRegards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。
强调：
（一）无毒传送
（二）慎重处理文件
（三）认真撰写
（四）不可滥发
◆发送，抄送，密送
◆离职员工、新入职员工
◆名片
出席社交活动、参加会议，应该在活动、会议之前或之后交换名片，不要在会议、活动期间与别人交换名片．首先要把自己的名片准备好，整齐地放在易于掏出的名片夹、盒或口袋中，以免用时手忙脚乱．参加餐宴活动时，名片不能在用餐时发送，因为此时只宜从事社交而非商业性的活动．

名片的递送。在社交场合，名片是自我介绍的简便方式。交换名片的顺序一般是：“先客后主，先低后高”。当与多人交换名片时，应依照职位高低的顺序，或是由近及远，依次进行，切勿跳跃式地进行，以免对方误认为有厚此薄彼之感。递送名片时要用双手或右手，用双手时，须拇指和食指执名片两角，让文字正面朝向对方，双手奉上。眼睛应注视对方，面带微笑，并大方地说：“这是我的名片，请多多关照。”名片的递送应在介绍之后，在尚未弄清对方身份时不应急于递送名片，更不要把名片视同传单随便散发。

名片的接受。接受名片时应起身，面带微笑注视对方。接过名片时应向对方道谢或者点头致意，随后有一个微笑阅读名片的过程，阅读时可将对方的姓名职位念出声来，并抬头看看对方的脸，使对方产生一种受重视的满足感。然后，回敬自己的名片，如身上未带名片，应向对方表示歉意。在对方离去之前，或话题尚未结束，不必急于将对方的名片收藏起来。

名片的存放。接过别人的名片切不可随意摆弄或扔在桌子上，也不要随便地塞在口袋里或丢在包里。应放在西服左胸的内衣袋或名片夹里，以示尊重。

◆文件档案管理

1企业内不同部门的档案特点
]
*“存档，不就是把一件东西或一份文件放起来吗！”
*”档案管理这件工作看似简单做来并不那么容易，虽然繁琐却非常重要。”

2实用有效的办公室档案管理
字母顺序系统
数字顺序系统
科目档案系统

3办公室档案管理的基本原则:遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
一种实用有效的档案管理应该使上级、我自己、同事及合作伙伴能够：

查找到所需要的信息

迅速地并且

将文件正确归档
二.日程安排

总体日程安排
会议日程安排
出差日程
突发来访接待总体日程安排会议日程安排出差安排突发来访接待三.沟通与协调
沟通的概念：沟通是思想和信息等的传递与理解
◆影响沟通不良的个人心态与行为：
不愿放弃个人需求及个人重视的议题
不愿意与其他成员合作
表现出当明星的强烈愿望，而不愿只当整个流程的参与者
对组织所推动的革新方案，对其它部门的运作都表现出消极的态度
严以待人、宽以待己
◆与同事沟通的基本原则：
以解决问题为前提
不要有先入为主的观念
互相尊重