采购部门的工作流程.docx

采购部门的工作流程1、公司应建立建全供应商供应档案，执行采购合同制，公开、公平、公正采购信息及产品价格，保证产品质量，维护社员利益，由理事会指定专人、专组采购并监督执行。2、公司服务部与各子分公司对所需物资有计划的申购，报经总经理、分管理事或理事会指定的采购组对所申购物资进行询价、对照后报理事长批准，然后实施采购。3、采购到货物资由服务部或子分公司仓管执行验收入库，实物与申购产品品种、规格、数量是否一致，出具入库单。入库按物资要求分类贮藏、保管、分发，采购人凭所购物资发票、申购单、入库单至财务报销入帐。4、采购备货，以方便、快捷、低价、高效为原则，最大程度服务全体社员，让社员满意。由使用单位提出，标明型号、数量、规格、到货时间及技术(条件)要求，经仓库库管确认和各子、分公司领导批准签字，报采购部;采购部根据各单位申报的求购计划，编制采购计划，由采购部经理安排采购员进行市场采购1.目的对采购物资进行控制，确保所购物品符合要求。2.范围适用于产品的原材料、辅料、外协件的采购。3.职责和权限采购供应部部长、质量管理部部长、生产营销部部长、产品开发部部长和总经理有职责和权限保证采购以及供方开发和评价的顺利进行。4.1.采购供应部负责原材料、外购件、外协件的采购。4.1.1.如果有顾客批准的供方清单，则必须从该清单上的供方处采购相应的材料，为此，采购供应部应该在产品质量先期策划过程(见YZ-QP710)中确定对顾客指定的供方名单，并根据需要为所有有关部门准备一份针对各种产品的供方清单。4.1.2.如果没有顾客批准的供方清单，或顾客批准的供方清单上没有规定采购材料的供方，则使用我厂制订的供方清单。在新产品开发时，产品开发部负责与顾客联系沟通，对采购材料进行确认。质量管理部负责同顾客进行沟通，如果顾客有要求，则将该清单提交顾客工程产品部进行批准。4.1.3.采购供应部确保在采购清单上清楚地写明对采购材料的所有要求，包括保证采购的材料满足顾客或政府(生产地/销售地)对限用品、有毒品和有害品的限制。4.2.供方的选择和评价4.2.1.在产品开发部列出原材料、外购件、外协件采购清单后，产品开发部、质量管理部、采购供应部三方对供方质量保证能力、技术能力、生产能力等进行调查评审，并填写“供方综合能力调查表”;4.2.2.产品开发部根据具体情况，签定技术协议/试制协议，明确对产品质量的要求;对首件样品进行认可，填写“首件样品认可报告”。各级质管部门确定首件样品的数量，对首件样品进行认可，填写“首件样品认可报告”。并通知采购供应部。4.2.3.在采购清单上明确要求供方100%按时交付。为此，采购供应部部长要为供方确定交货日程表，并在进货检验记录单上注明收到货物的时间，以验证是否符合100%按时交付的要求。4.2.4.采购员将有关本公司或供方支付额外运费的情况记录在供方档案中，统计结果作为对供方评定的依据之一。调查发生这种情况的原因，并采取纠正措施。4.2.5.在采购清单中规定，将订单号打印在书面文件和包装上，以此作为采购产品的标识和/或可追溯性标识(见YZ-QP753)。4.3.供方质量体系的开发4.3.1.供方质量管理体系开发的优先顺序取决于供方交付的质量业绩和所供应产品的重要性。本公司应以供方符合本标准为目标进行供方质量管理体系的开发，符合ISO9001：2000是达到这一目标的第一步。除非顾客另有规定，否则任何供方均应通过认可的第三方认证机构的ISO9001：2000第三方认证。如果供方暂时只通过了ISO9001：2000第三方认证，组织应制定出开发供方实施本标准的计划并通知供方。4.3.2.作为一种供方开发的连续方法，质管部和采购供应部每年对所有的供方进行第二方审核(质量体系审核、生产过程审核、业绩审核)，由采购供应部归档。采供部对每个供方都要填写基本情况调查表，并进行及时、必要的跟踪;填写供方评定表确定合格供方名单。如果供方不再符合采购订单的要求，要及时通知供方，并要求供方在规定期限内采取纠正/预防措施。4.3.3.供方在移地生产、工艺变动，新零件材料变动，重复发生质量问题时，本公司必须重新评价供方。4.4.采购资料4.4.1.一般物资采购，由各部门填写申购单，由部门主管审核，总经理批准交采购供应部编制采购计划表，进行采购。4.4.2.新产品开发中，工艺文件要确认材料清单。明确规定原材料的唯一采购资料，并填写申购单，进入采购程序。4.4.3.新产品开发中产品二次配套的供方，由产品开发部从合格(或潜在)供方中选择类似产品的厂家，进行试制。合格后再小批量试生产，达到产品技术要求后，转入采购供应部，由采购供应部核价签合同。正常供货后，由质管部、采购供应部对供方进行审核评分。4.5.采购产品的验证4.5.1.本公司需要在供方货源处进行产品验证时，应在验