00-【管理制度】-04-行政费用管理.doc

撰写人：行政人事club行政·管理行政费用管控办法行政办公费用全面控制方案1办公费控制方案与工具1．1办公费控制关键点办公费是指因日常行政管理工作需要而购买的办公用品以及其他办公物品的消耗，包括购买纸笔的费用、印制名片的费用、邮寄费、快递费、报纸以及书刊费用、办公室清洁卫生所需的费用等。办公费控制的关键点如图7-1所示。关键点1通过制订各部门每月办公耗材计划进行控制关键点2严格遵守办公用品领用程序，杜绝计划外领用办公用品关键点3减缓办公用品的升级换代，节省办公用品的购置费用关键点4尽量不购买不必要的设备、资产和配件，减少不必要的办公用品购置费用关键点6合理配置办公物品，减少损耗，提高利用率，延长办公用品的使用寿命关键点7加强对各部门邮寄费、快递费和印制名片等费用的监督图7-1办公费控制的关键点1．2办公费用控制方案方案名称办公费用控制方案执行部门监督部门一、目的为降低公司成本，提高经济效益，减少办公费用开支，特制定本方案。二、日常办公费用的控制日常办公费用是指为满足公司日常办公需要所发生的费用，包括购买办公用品(如文具、复印纸、办公饮用水等)、邮递、名片制作、刻章、配钥匙等杂费。1.归口管理部门(1)归口管理部门为行政部，负责办公用品的日常管理。(2)办公用品由公司员工按照行政部核定的标准自行领用。2.报销审批权限(1)办公费用单笔金额超过10000元(含10000元)的由总经理审批。审批程序为：经办人——部门主管——行政部经理——财务部经理——行政总监——总经理——财务报销。(2)办公费用单笔金额在4000元(含4000元)到10000元的由行政总监审批。审批程序为：经办人——部门主管——行政部经理——财务部经理——行政总监——财务报销。(3)办公费用单笔金额在4000元以下的由部门经理审批。审批程序为：经办人——部门经理——行政部经理——财务部经理——财务报销。三、印刷费用控制印刷费是指因公印制文件、会议材料、资料、期刊、书籍、年鉴、宣传品、讲义、培训教材、报表、票据、证书、公文用纸和信封等印刷品所发生的费用。1.归口管理部门(1)归口管理部门为行政部，负责印刷费用的核定、印刷质量监督和执行，坚持从简、优质、价廉的原则。(2)业务部门提出书面申请，交行政部，经审批同意后，统一由行政部联系印刷。2.报销审批权限(1)印刷费用单笔金额超过2000元(含2000元)的由行政总监负责审批。审批程序为：经办人——部门主管——行政部经理——财务部经理——行政总监——财务报销。(2)印刷费用单笔金额在2000元以下的由部门经理审批。审批程序为：经办人——部门经理——行政部经理——财务部经理——财务报销。四、办公设备维修费用控制办公设备维修费用是指办公设备不能正常工作时，因修理设备而发生的费用。1.归口管理部门归口管理部门为行政部，负责维修费用的日常管理。2.报销审批权限(1)办公设备维修费用单笔金额超过1000元(含1000元)的由行政总监负责审批。审批程序为：经办人——部门主管——行政部经理——财务部经理——行政总监——财务报销。(2)办公设备维修费用单笔金额在1000元以下的由部门经理审批。审批程序为：经办人——部门经理——行政部经理——财务部经理——财务报销。五、网络费用控制网络费用是指公司各部门使用的网络以及网络设备的维护、服务费用。1.归口管理部门归口管理部门为行政部，负责网络的使用、维护以及签订服务合同，备案，办理付款手续等日常管理工作。2.报销审批权限(1)网络费用单笔金额超过3000元(含3000元)的由行政总监负责审批。审批程序为：经办人——部门主管——行政部经理——财务部经理——行政总监——财务报销。(2)网络维修费用单笔金额在3000元以下的由部门经理审批。审批程序为：经办人——部门经理——行政部经理——财务部经理——财务报销。六、图书资料费用控制图书资料费用是指公司订阅专业书籍、参考资料以及报纸杂志等的支出。1.归口管理部门归口管理部门为行政部，负责预算控制、订阅以及报销等日常工作。2.报销审批权限(1)图书资料费用单笔金额超过1000元(含1000元)的由行政总监负责审批。审批程序为：经办人——部门主管——行政部经理——财务部经理——行政总监——财务报销。(2)图书资料费用单笔金额在1000元以下的由部门经理审批。审批程序为：经办人——部门经理——行政部经理——财务部经理——财务报销。2差旅费控制方案与工具2．1差旅费控制关键点差旅费是公司员工因公出差期间所产生的交通费用、住宿费用和杂运费等各项费用。差旅费控制的关键点如图7-2所示。关键点1强化对差旅事项的信息化管理，提高出差效率，降低出差频率关键点2对费用指标实行月度分解，将费用指标下达到各个部门、各个员工关键点3将差旅费报销标准细化到个人及部门，规范差旅费