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建设监理档案暂行管理办法

建设监理档案暂行管理办法

一、总则
为规范建设监理档案的管理工作，加强对建设监理过程和结果
的记录和保存，提高建设工程质量和监理服务水平，特制定本
暂行管理办法。

二、监理档案的范围
监理档案包括监理合同、监理任务书、招标文件、投标文件、
监理报告、备忘录、会议记录、技术资料、工程量清单、变更
指令书、验收报告等内容。

三、监理档案的建立与保存
1.监理档案由建设单位、监理机构以及有关施工单位根据工程
需求，按规定的格式和内容进行建立和保存。
2.监理档案应有齐全的文件、资料，并由监理工程师进行签字
确认和审核。
3.监理档案应按工程阶段和文件种类进行整理和归档，分别存
放于指定的档案库中，并按照归档编号进行管理。
4.监理档案应保存至少5年以上，特殊工程或情况可以适当延
长保存期限，但不得少于10年。

四、监理档案的查询和提供
1.监理档案由监理机构负责保管和管理，建设单位和其他相关
人员有权在合理范围内查询和提供监理档案。
2.监理档案查询和提供应符合法律法规和业务规范的要求，保
护所有相关方的合法权益。
3.监理机构应在建设单位、有关部门或相关方提出合理要求时，
及时提供监理档案，并按照实际工作量合理收取相关费用。

五、监理档案的保密和安全
1.监理档案涉及的信息应按照相关保密法规进行保密，未经许
可不得向外界泄露。
2.监理机构应制定严格的管理措施，确保监理档案的安全和完
整性。
3.监理机构应备份监理档案的电子文件，并定期进行检查和维
护，确保防止文件丢失或损坏。

六、监理档案的利用和评价
1.监理档案可以作为建设单位评价监理机构工作的依据之一，
参考监理机构的技术能力和服务水平。
2.监理档案可以作为建设单位和监理机构交流合作的基础，更
好地提高监理工作的质量和效率。
3.监理档案也可以作为类似项目的参考资料，为今后的工程项
目提供借鉴和经验。

七、监理档案的更新和维护
1.监理档案应及时更新，并根据实际工作情况进行维护，保持
档案的准确性和完整性。
2.监理档案的维护工作由监理机构负责，建设单位配合监理机
构完成维护工作。
3.监理档案的更新和维护应与工程的进展同步进行，及时记录
和保存工程的关键信息和变化情况。

八、附则
1.监理档案的具体管理办法可以根据实际情况进行调整和完善，
但不能违反法律法规和行业规范。
2.监理档案的建立、保存、查询和提供应当遵守国家有关法律
法规和业务规范的规定。
3.监理机构和建设单位应共同加强对监理档案管理工作的重视
和意识，不断提高管理水平和效率。

以上为建设监理档案暂行管理办法，特此制定，施行后将有效
规范监理档案的管理工作，提高建设工程质量和监理服务水平。
同时，建议根据实际需求适当调整和完善管理办法的具体条款，
以确保监理档案管理工作的实效性和适应性。九、监理档案的
建立与保存
监理档案的建立与保存是建设监理工作的重要环节，其规范性
和完整性直接影响到建设工程的质量和监理服务的效果。在监
理档案的建立和保存过程中，需注意以下几个方面：

1.建立监理档案的程序与要求
建立监理档案应按照相关规定的程序和要求进行。首先，建设
单位、监理机构和有关施工单位应明确各自的责任和义务，共
同确认档案建设的目标和内容。然后，按照规定的格式和内容，
逐步建立监理档案，并由监理工程师进行签字确认和审查。建
立监理档案的过程中，需注意信息的准确性和完整性，不得遗
漏重要信息和文件。

2.监理档案的分类与归档
监理档案应按照工程阶段和文件种类进行分类和归档。根据工
程的不同阶段，可将监理档案分为招标文件、投标文件、合同
文件、设计文件、施工文件、验收文件等多个类别，并分别归
档存放。同时，建议根据不同的工程特点和实际需要，制定监
理档案的具体分类和归档规范。

3.监理档案的保存期限与管理
监理档案应保存至少5年以上，特殊工程或情况可以适当延长
保存期限，但不得少于10年。保存期限的确定应参考相关法
律法规和行业规范，确保监理档案的有效性和合规性。在监理
档案的管理过程中，应制定相应的管理制度和标准，明确责任
和权限，保障监理档案的安全和完整。

4.监理档案的电子化管理与备份
随着信息化技术的发展，建议对监理档案进行电子化管理和备
份，以提高管理效率和便捷性。监理机构应建立电子档案管理
系统，将纸质档案的内容进行数字化处理，并进行分类和归档。
同时，监理机构应定期对电子档案进行备份，并建立相应的保
密和安全措施，确保档案不丢失、不损坏和不被非法使用。

五、监理档案的查询和提供
监理档案的查询和提供是建设单位和监理机构之间的重要交流
方式，也是保障监理档案的有效性和公正性的重要环节。在监
理档案的查询和提供过程中，需遵循以下几个原则：