高校学院档案工作问题及对策探讨.docx

高校学院档案工作问题及对策探讨高宇静（云南经济管理学院，云南昆明650106）摘要：随着时代的发展，我国高校学院在进行档案管理工作时也出现了一些问题。众所周知，高校的档案是具有十分重要的历史参考价值的资料，它能够准确地记录学院发展的真实历史进程，所以做好学院的档案工作十分重要。本文就高校学院档案工作中出现的问题以及对策进行探讨。关键词：档案工作；高校学院；问题及对策作者简介：高宇静（1979-），女，陕西汉中人，本科，馆员，研究方向：档案学。随着时代的发展和社会的进步，我国的科学技术得到快速的发展。目前在我国知识、历史等信息资料主要是依靠档案作为载体，它能够促进国家的经济发展，为国家的发展提供重要的历史证明。在高校学院中的档案工作，主要是进行学院教学、管理与科研等活动项目的历史记录，累积形成具有参考价值的历史资料，进而真实地记录学院的发展历史，为高校学院的发展提供最可靠、最原始、具有权威性的信息资料。学院的档案工作是高校各项工作的基础，也是衡量科研能力、管理水平、教学质量的重要指标，因此高校要做好学院的档案工作。一、高校学院档案工作中出现的问题随着社会的发展，高校建立学院，以应对高校内部的管理体制变革。随着新课改的发展，高校开始进行管理体制的深入变革，从系到学院的转变，把高校的管理重心逐渐下移，同时对高校学院的档案管理工作突出更高标准的要求。不同高校领导对档案工作的重视程度不同，导致不同高校学院档案管理水平各不相同，档案管理能力层次不一。目前，高校学院档案管理工作中出现许多问题，影响着高校的发展。具体出现的问题如下。1.高校学院领导对档案工作的重视程度不够。首先，高校学院档案管理工作出现问题是因为学校的领导对档案工作的重视程度不够，大多数高校领导并没有认真对待和抓紧进行档案工作，没有正确认识到档案工作的重要性。这样在高校的各项工作中，学院领导比较重视的是高校的教学工作和科研工作。对于管理工作，相对来说，是围绕着科研和教学的管理工作进行的，档案的管理工作并没有得到足够的重视，虽然档案自身具有专业性和独特性的特点，但是高校的领导并没有意识到档案对高校发展的重要性。这样，许多档案工作没有得到高校工作的一致认定，在平常的工作中也没有专门的负责人进行档案管理工作，这样就导致学院的档案资料保存不完整，无法对高校的发展提供重要的资料。2.高校学院的档案管理人员整体素质有待提高。在高校的管理干部中，管理人员的流动性比较大，这样在档案管理的工作中，负责人员经常进行变动，这样对档案的管理工作有所懈怠。调查发现，一些高校比较重视档案管理工作，其中档案中记录着每次的工作会议、重要事项安排等计划。对于档案管理的工作人员，学校也组织其进行专业培训，但是由于学院的档案管理人员经常进行调动，这样就导致培训工作无法起到良好的效果，一些新调动过来的管理人员的专业档案管理业务比较不熟练，无法真实地了解高校的信息流动情况。另外，有些高校的档案管理人员是兼职工作者，他们在实际的档案管理工作中没有较强的责任心，对档案工作没有投入足够的精力和时间，没有好好对待相关的档案管理业务培训活动，进而在档案管理的过程中也不能很好地了解和钻研档案信息，无法保证档案管理的质量，档案管理人员的素质有待加强。3.高校学院档案管理工作缺乏规范性。在档案管理工作中，国家政府已经出台了一些具有规范性要求的文件，要求高校要根据自身发展的需要和实际情况进行档案建设，建立标准的规章制度进行档案管理指导，并能够保证档案管理工作更具规范性。但是，在实际的高校档案管理工作中，学院并没有按照出台的制度和指令进行规范性的档案管理，比如说，一些高校领导在进行重要文件批阅和签发的过程中喜欢用铅笔或者是红笔进行书写，用笔不够规范；同时档案的完整性和齐全性也存在问题，很多高校领导没有基本的档案管理经验，这样就容易在工作中将重要的档案资料当成垃圾扔掉，不利于档案的管理工作。4.高校学院应该要加强电子档案工作。网络时代的带来，使各种电子化、信息化技术进入高度发展时期。目前，网络的普及和先进性使部分高校工作人员即使不到学校也能够及时查阅相关的档案资料，这样就体现出档案电子化的重要性和优越性，大大节省了工作人员的时间浪费，提高工作效率。目前，高校学院的领导工作人员在进行档案管理时，主要是采用纸质档案管理方式，在电子档案管理中经验还不足，存在一定的缺陷。高校的档案管理工作人员对于电子档案的工作模式还没有准确认清，主要体现在两方面：一方面是其没有重视档案电子化管理的归档工作，忽视了电子档案的归档和提交工作，只是单方面重视纸质档案的整理和收集工作；另一方面是档案的管理工作人员在进行电子档案归档的过程中，无法准确地将领导或者其他部门起草的纸质材料转变成电子档案材料，因此没有很好地利用电子档案。二、高校学院档案工作解决问题的对策1.提高