协同OA办公管理系统介绍文档.doc

目录目录1第一章我的办公桌21.1电子邮件31.1.1内部邮件31.1.2Internet邮件81.2短信息91.3公告通知121.4新闻141.5投票141.6个人考勤151.7日程安排181.8工作日志191.9通讯簿211.10个人文件柜221.11控制面板25第二章工作流302.1新建工作302.2待办工作332.3工作查询342.4工作监控35第三章公共事务363.1公告通知管理363.2新闻管理393.3投票管理403.4日程安排查询423.5工作日志查询423.6工作计划433.6.1工作计划查询433.6.2工作计划管理443.6.3工作计划类型设置453.7公共通讯薄463.8组织机构信息46第四章信息交流474.1讨论区474.2网络会议484.3聊天室494.4公共文件柜494.5网络硬盘514.6图片浏览52第一章我的办公桌“我的办公桌”是把菜单中几项比较常用的功能醒目的列在主操作区上方便用户操作。用户登录后主操作区上默认显示“我的办公桌”的内容。具体操作说明详见相应的模块说明如下图：桌面可以进行个性化定制管理员可于“系统管理/界面设置/桌面模块设置”中设置用户必须显示或者可选显示的模块每个用户可在桌面右上角的“控制面板”中选择自己需要的模块显示。1.1电子邮件1.1.1内部邮件内部邮件分为收件箱、发件箱、已发送邮件、已删除邮件、写邮件、查询邮件和邮件箱管理。如果有未读邮件进入邮箱时自动进入未读邮件列表。写邮件界面如图所示：a.添加收件人：点击“添加”按钮弹出一个窗口可按部门和角色或者自定义组选择收件人点击被选的收件人可自由删除任意指定的一个人或几个人点击“关闭”按钮退出该窗口。个人自定义组的设置和使用请查看“控制面板\自定义用户组”公共自定义组定义请见“系统管理/部门管理/公共自定义组”。b.邮件写完之后可以随邮件带任意多个附件并允许在线编辑要发送的office文档附件。c.可以通过内部邮件对Internet发送邮件在“外部收件人”中填入外网的邮箱（如果多个可以用逗号隔开）并在Internet邮箱中选择在Internet邮件中已经配置好的邮箱。d.如果想提醒收件人查收可以选中“使用短信息提醒收件人”若有手机短信模块可以选择“使用手机短信提醒收件人”。e.选择此邮件的重要程度在收件人收到邮件后可以看见重要程度。f.如果不想立即发送可以点击“保存到发件箱”在想发送该邮件时可以到“发件箱”里找到该邮件进行发送。发给多人的邮件如果保存到发件箱中只显示一条记录并可以编辑发件箱中的邮件收件人、正文和附件（附件可删除、新增、编辑）。g.如果需要重新填写邮件可以点击“重填”刚写好的内容都会被清掉重新回到写新邮件的状态。h.邮件箱管理允许用户自定义邮箱。i.发送后的邮件会在已发送邮件箱显示在已发邮件箱中可以删除对方已删除的邮件和删除所有收件人未读邮件。群发邮件在系统内只占用一封邮件的空间空间使用率大为提高。j.收件箱中可将邮件导出。发送完毕可以查看已发送邮件箱如图：邮件的状态包括对方未阅读“”、对方已阅读“”和对方已删除“”三种状态。其中对于收件人没有查看的邮件发件人还可以编辑修改或删除。所有的邮件都可以导出为“.eml”和Excel格式备份可节省服务器上空间而且可以同时选择多个邮件实现导出。对于对方已经删除的邮件无法再实现编辑。点击“再次发送”则进入邮件编辑状态并可以重新发送。收件箱中如下图：收件箱中能看到邮件的主题、状态、重要程度和附件等信息（附件信息必须要在邮件查阅完毕后才能显示出来）状态显示了新邮件和已读两种状态重要程度则是发件人选择在此处可见。邮件附件可直接实现转存如图所示：[e-mail]邮件查询提供对内部邮件的查询可以通过邮箱、邮件状态、时间、主题、内容以及附件所包含的关键词进行查询其中内容最多可以选择三个包含关键词如下图所示：a.选择邮箱（如收件箱）输入邮件主题包含文字（如：输入“a”）或者按照日期、发件人等条件；b.点击查询则列出收件箱中所有邮件主题包含“a”的邮件；注：内部邮件有智能存储优化功能发送的邮件和对方接收的邮件只占用1份磁盘空间；另外在群发有附件的邮件时所占的服务器空间并不会加倍只会占用一个附件的磁盘空间。邮件可由指定人员监控具体设置在“系统管理\系统资源管理\系统资源监控”。1.1.2Internet邮件进入Internet邮件后先配置邮箱即输入邮箱的pop3和smtp地址