档案管理工作具体流程.docx

档案管理工作具体流程档案管理工作具体流程档案管理就是档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。下面是yjbys小编搜集整理的档案管理工作具体流程，欢迎阅读。一、目的：为加强和规范公司档案管理，建立起良好的档案运行管理制度，提高档案利用效率及品质。二、档案整理：编码：由综合部统一编码。(见附件一)备注：如遇有新增文件或遗漏文件，各个部门需及时进行预先的统计与整理，最后汇总到综合部门进行统一的编码。整理方法：由综合部整理出‘范本’，各部门则按‘范本’对各自部门的文件进行整理。(见附件一)备注：如在整理的方法上有更好的建议，请及时联络综合部门进行修正。档案归档：(1)、原则上每一项工作一结束，就需将所有的相关资料送至档案室进行归档。(2)、对于正在进行的各项工作所涉及的文件，各部门应作好‘预先归档’工作，整理方法与‘范本’雷同。外来文件的收发：由档案室进行统一接收，并作好登记、存档，再分发到各个职能部门，各部门在接收到资料时也应作好相应的登记与归档。备注：原则上档案室均保留原稿，如有特殊情况需保留复印件需在‘文件收发记录表’(见附件三)上的备注栏上注明。档案资料的发行：如因工作上的需要，有些部门需备有相关档案资料，此时应填写‘档案资料发行申请表’(如附件四)并经核准后再由档案室统一发行。备注：(1)、当有新的档案资料时，档案室应及时进行更新、回收、发行等工作。(2)、各种发行档案资料需盖有‘档案发行章’才能生效，严禁私自对各种发行的档案进行复印。印章管理：闽泰、泰尔隆、博泰三个档案专用章，并各分设‘受付’、‘发行’、‘作废’三枚印章盖在文件背面，执照等证件除外)。(1)所有的档案资料需盖有‘受付’章------红色(2)发行的档案资料需盖有‘发行’章-------兰色(3)对于过期或失效的档案应改有‘作废’章-------兰色(4)档案的‘受付’、‘发行’、‘作废’应做相关的履历(如附件五)。档案的使用审批程序：(书籍、技术资料手册、宣传资料除外)(1)查阅：在档案室现场查阅，不得带离。A：查阅本部门档案：查阅人填申请表→部门负责人审批B：查阅非部门档案：①B级档案查阅：填申请表→部门负责人审批→档案相关部门的负责人审批②A级档案查阅：填申请表→部门负责人审批→档案相关部门的负责人审批→公司负责人审批(副总→总经理)(注：证件、合同等关系到公司运营等相关证件需经总经理审批，其余只需副总审批即可)(2)借阅：只限于B级档案。A：程序：填申请表→部门负责人审批B：时间：三天，如续借则需再次填写申请表。(3)复印、摘抄：A：程序：填申请表→部门负责人审批→公司负责人审批(4)备注：A级档案即机密档案;B级档案即是A级档案除外的普通档案。(5)档案使用申请表详见附件六。书籍、技术资料、宣传资料的使用程序的(1)借阅：只需在登记表上(如附件七)作相关的登记。(2)领用：只限于宣传资料，但也需在‘宣传资料领用登记表’上登记(如附件八)。备注：在统计过程中发现各部门均有合同、标书、到货、代理、授权、协议等清单复印件，此资料的整理方法待原件全部整理完毕后，再进行统一的收集、整理、发行。