档案员培训归档文件整理细则.docx

档案员培训班讲义第一讲：归档文件整理规则一、概述：《归档案文件整理规则》是经全国档案工作标准化技术委员会第八次年会审查通过正式批准为国家档案局推荐性行业标准。《归档文件整理规则》规定了以“件”为单位整理归档文件的方法。因此实行了几十年的案卷级整理方法完成了它的历史使命。归档文件的整理单位由“卷”改为“件”档案界称为“文书立卷改革”。下面我们来了解一下几个基本定义：二、基本定义：1、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的办理完毕的应当作为文书档案保存的各种纸质文件材料。同学们要注意这个定义是由三个要素组成：（1）本单位职能活动中形成的；（2）已办理完毕的；（3）应当作为文书档案保存的。同时还要注意：是指纸质文件材料。2、归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒使之有序化的过程。3、件：归档文件的整理单位。一般以一份文件为一件。但是还要注意几种情况：正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原稿与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文可为一件。这几种情况是由几份文件组成也是作为一件对待。三、整理原则：P1111、遵循文件的形成规律。2、保持文件之间的有机联系。3、区分不同价值。4、便于保管利用。四、质量要求：1、归档文件应齐全完整。2、破损的文件应予以修整。3、字迹模糊或易褪变的文件应予以复制。4、书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。前面的内容我们只要作个大概的了解一下就行了。下面我们重点来学习“归档文件的整理方法”。五、整理方法、步骤：整理方法、步骤我们分10步来讲。1、分清文件材料的年度（在几个年度的文件材料一次整理的情况下才有的一步。按照档案法的规定档案是一年一整理但是在实际工作当中）。2、清除不须归档的文件材料主要有以下四种情况：（1）上级机关文件材料中普发性不需本机关办理的文件材料任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料供工作参考的抄送件等（2）重份文件。是指同一字号、内容的双份或多份文件。（3）同级机关文件材料中不需贯彻执行的文件材料不需办理的抄送件（如：局与局之间的不需贯彻执行、不需办理文件材料）。（4）下级机关文件材料中供参阅的简报、情况反映、抄报件。3、装订（1）归档文件按件装订。一般以每份文件为一件。特殊情况按件的组合方法组合成一件。（2）件的组合：把应当作为一件的几个材料装订在一起编目时原则也只体现为一条条目。有以下几种情况：正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原稿与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文可为一件。在具体做法上要注意以下几点：P113①文件正文与不同稿本。文件的正本与定稿为一件但定稿过厚不易装订的也可单独作为一件；重要的文件（如法律、法规等）须保留历次修改稿的其正本与历次稿各为一件。②正文与附件。附件作为正文的补充说明或参考材料一般来说正文与附件为一件；如果附件数量较多或者太厚不易装订时也可各为一件。③正文与文件处理单等。文件处理单应当与文件作为一件原件与复制件作为一件。此处复制件是指由于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件以及使用中出现破损的文件需复制后归档。这类复制件应当与原件作为一件。④批转、转发文件与被批转、转发文件。批转、转发文件与被批转、转发文件是一份文件的不同部分应当作为一件。⑤报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整具有独立的检索价值因此应当按其本来的装订方式一册（本）作为一件。⑥来文与复文。此处来文与复文包括请示与批复、报告与批示、问函与复函等。此类文件可以作为一件也可分别各作为一件具体处理方式可以由单位视情况掌握。（3）去除金属物：去除订书针、回型针等金属物。（4）分件装订：可用线装、不锈钢夹子装订。（当然还有一些其他的材料）。我们一般采用线装比较好（在实践工作中我们一般把薄“件”用缝纫机踩厚“件”用“三孔一线”装订）。4、加盖归档章（1）归档章设置项目：全宗号、年度、保管期限、件号（含室编件号和馆编件号）、机构（问题）选择项等。归档章规格为：长45MM宽16MM分为均匀的6格。式样如下：（实体的归档章为6个空格刻章时可不把字刻出来。）归档章样式：全宗号年度室编件号机构（问题）保管期限馆编件号（2）加盖归档章的位置：归档章一般应当加盖在归档文件首页上端居中或居右的空白位置。如果领导批示占用了上述位置也可加盖在首页其他空白处但以上端为宜。5、归档文件的分类归档文件的分类是指全宗内归档文件的实体分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等工作。下面我们首先来了解一下几种分类方法：P114（1）按年度分类：就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。第份文件都有形成时间有的文件还有针对时间如“2008年度工作总结、2