深圳公司电子邮件管理指引.doc

深圳市万科房地产有限公司
SHENZHENVANKEREALESTATECO.,LTD.电子邮件管理规范编号：VKSZ/RL/GO002
版号：A/1
页码：第页共NUMPAGES4页

电子邮件管理规范

编制日期审核日期批准日期

流程要素流程目标：
流程时间要求流程监控点数目流程主要责任岗位流程涉及职位数目
修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人

目的
高效、规范地传递信息，尽早实现办公无纸化、自动化。
适用范围
公司所有电子邮箱管理、电子邮件撰写及其传送。
术语和定义
职责
总经理办公室：
指导和协助职员对电子邮件、邮箱进行管理。
监控职员使用邮件的规范性。
人力资源部：
根据人员变动情况，提出设立/取消/更改个人邮箱的要求。
工作程序
邮箱管理
设立邮箱：
固定人员（职员、职工）：新职员入职后，人力资源部应及时通知总经理办公室信息技术组为其设立个人邮箱；职员一旦离职，人力资源部应及时通知总经理办公室信息技术组取消其个人邮箱。
临时人员（物业借用人员、交流人员）：根据人力资源部的要求可以设置邮箱但应有特殊标识，如交流人员表示成：姓名(交流)。
外单位人员：基于安全考虑，集团以外各单位前来协助的人员一律不得设置公司邮箱，若有需要可以自行申请外部免费邮箱进行工作沟通。
邮件地址建组原则：
邮件地址建组主要依据部门的划分，同时兼顾工作沟通的需要。
为便于监控日常业务动态，总经理办公室运营管理人员加入所有部门邮件组和经理级邮件组。
未得到授权，不能查看他人邮箱的内容。
邮箱邮件建议按照发件人（或发件部门，或邮件内容）进行分类管理，以方便查阅。
每个职员应在自己的电脑上配置个人文件夹，将邮件及时收到本地电脑上。个人文件夹大小不能超过1.4G，在快要超过时要及时新建个人文件夹来保存邮件。
为减少服务器负担、加速邮件读取速度、提高服务器性能。公司按用户对电子邮件系统的需求不同进行服务器邮箱空间大小限制：
有固定办公电脑的一般用户
此类用户都有自己的办公电脑上，必须将邮件收到本地的“个人文件夹”下，不得长期占用邮件服务器的存储资源。此类用户在邮件服务器分配100M/每人的存储空间以便电子邮件短期收存周转。
需要收发大容量附件的用户
万创设计人员经常需要收发大容量邮件，在服务器上设置400M/每人的存储空间，以便收发、暂存大容量邮件。
需要经常更换办公位置的用户
销售现场人员通常使用公用电脑，邮件可以不接收到本地的个人文件夹中而直接保存在邮件服务器上，其邮箱存储容量设置为400M，但必须及时删除作废的邮件（推荐将“已删除邮件”设置为“退出时清空”）。
手提电脑用户
配置笔记本电脑的用户（公司领导），邮件均收到本机上，因此不设容量限制。
特殊要求的用户
对邮箱存储容量有特殊要求的用户，可向总经理办公室申请适当增加存储容量或设置为无存储容量限制。
恰当使用邮件，提高效率：
为了更快速、充分的交换意见，建议多采用面对面和电话这类即时交流方式，具体如下，请从提高信息交流速度和质量、减少信息垃圾的角度出发，灵活掌握：
应首先采用电话或当面沟通等形式的。
比较紧急的事宜或者重大、需要当面授权的事宜。
需要充分讨论的事宜。
不需要审批，传播范围较小的事宜。
内容简单的事宜。
此时应严格控制邮件的发送范围,发送邮件仅作为辅助手段，用以传递相关文件以备参考。
宜使用邮件系统的。
按照业务流程需通过邮件完成的事宜。
具有备案性质的事宜。
口头难以说清楚的事宜。
以上情况可同时视需要采取电话或当面沟通等形式。
应通过内部网发布和查阅的。
需大范围传播的临时性信息：如红头文件、项目开发计划、集团及公司快报、经验总结、休假知会、手机变更等。
需大范围传播的定时信息：如各部门工作计划任务书、部门经理半月报、会议纪要等。
撰写邮件
邮件发送者必须填写主题，主题应简明扼要。凡是没有主题的邮件，收件人未及时阅读或批复而造成的后果及责任，由邮件发件人承担。
篇幅少于二百字的文件，建议直接作为电子邮件正文输入。篇幅超过二百字的文件，建议使用Word输入，并将Word文件作为电子邮件的附件。
对于重要事项知会性质的邮件，撰写人可对邮件设置跟踪选项，收件人阅读后系统可发出“已读”回执，重要邮件的回执作为可追溯记录保存。
对于请示性以及工作要求性的邮件，撰写人应设置后续提醒选项，预设时间到期时系统自动向收件人发出提醒。
正确选择“收件人”和“抄送人”
对于请示、报告、申请、文件讨论稿等征求意见性质的邮件，被征求意见或被请示者为收件人，其他需了解邮件内容者为被抄送人。收件人应及时答复发件人，被抄送人可不予答复。
邮件征求意见时，每个收件人都必须回复，可以不回复全体，只回复收件人，发件人应给出反馈截止时间。
请示性、审批性邮件最好主送一