5浅谈基层单位如何开发档案资源和做好档案管理工作.docx

浅谈基层单位如何开发档案资源和做好档案管理工作一、开发档案信息必须树立服务意识为经济发展、社会进步、构建和谐社会服务是档案工作的根本出发点和落脚点。只有搞好服务基层档案工作才能创造更大的发展空间。因此基层档案工作要做到“三个必须”。1.必须树立服务意识明确服务是档案工作的根本宗旨一切档案的保管与保护都是为了利用服务。2.必须加大编研力度要深入开发基层单位档案信息资源编写《大事记》《全宗介绍》《组织机构沿革》《重要文件汇编》《基础数字汇编》等参考资料和检索工具。3.必须紧跟中心全力服务基层单位的档案部门要及时了解和掌握本单位中心工作、主要业务工作的内容和进度紧紧围绕中心工作和主要业务工作开展档案收集、管理和服务做到中心工作和主要业务工作开展到哪里档案工作就跟进到哪里、服务到哪里充分发挥档案的作用。二、开发档案信息必须发挥主观能动性档案信息以“动态”形式来源于社会实践又以“静态”形式存贮于档案部门人们获取和保存档案信息的目的不是以完成由“动态”到“静态”的转变为终点而是利用档案信息为社会服务才是其根本出发点。发挥主观能动性按照科学的方法把大量的档案信息由存贮的“静态”形式转化为现实信息投放到社会中去发挥经济效益和社会效益就是档案信息的开发过程。档案信息开发工作必须以社会环境对档案信息的需求为依据。要满足这种要求档案工作者必须充分发挥主观能动性改变传统的提供利用方式实现创造性的开发。目前档案事业自身的发展及社会环境对档案信息的需求为档案部门发挥主观能动性、表现创造力提供了条件和机会。只要我们不失时机地开发档案信息实现人们获取信息的根本目的就会给社会带来效益给档案事业注入新的生机和活力。三、开发档案信息必须创造开发条件开发档案信息必须依赖于一定的物质基础。档案部门如果没有档案作为物质基础发挥主观能动性、开发档案信息将是一句空话。档案部门必须通过多条渠道采取多种办法收集、存贮大量而丰富的档案作为物质基础为开发档案信息、服务社会所存贮的大量档案信息不可能自动发挥作用要使档案信息得到发掘变“死”材料为“活”信息就要求档案部门既要具备传统的检索工具又要以最快的速度向现代化检索手段迈进这是大力开发档案信息的客观要求。在开发档案信息过程中档案工作者必须尊重客观规律增强科学的开发意识。必须分析室藏内容研究室藏结构从中找出其规律性的东西使档案信息开发工作建立在尊重客观规律的基础之上。四、开发档案信息必须探索有效途径档案部门如何将大量而丰富的馆藏信息开发出来为社会主义现代化建设提供有效服务是档案部门面临的重要任务。我们既要根据档案室所存档案信息的数量、内容等来考虑开放方式又要根据档案部门的实际能力采取不同的开发对策。首先系统开发。一个档案室所存档案从宏观上看它具有反映一个单位全面情况的相对整体性;从微观上看它又具有反映某一方面情况的多类性和层次性。在开发档案信息过程中我们注意分析、研究进行系统设计、组织实施以发挥信息最大效益。其次定项性开发。就是根据某一项工作的要求对档案室信息的部分开发。实践证明某一项工作搞好档案信息的定项性开发是符合现代化信息管理准确、适用、经济的总体要求的。最后寻求合作。联合开发前档案部门的人力、财力等是有限的要大力开发档案信息必须积极寻求与开发档案信息有关的某些力量密切合作共同开发。实践证明寻求合作解决了档案部门力量弱的实际问题增强了开发能力扩大了信息开发量能够使档案更好地为社会服务。五、人事档案管理创新措施1.更新基层事业单位领导的档案管理观念。档案的综合管理属于现代化管理的一个重要组成部分虽然它只是单位管理的一个辅助部分但是基层事业单位领导在进行决策时都以它为依据。因此这就需要基层事业单位中的各级领导不断更新自己的管理观念逐步提高对档案管理工作的认识改变传统的档案管理模式使档案管理从单纯的收集、整理纸质资料变为利用计算机网络化对档案进行管理中来使档案在基层事业单位领导科学决策与整体信息化建设中的作用得到充分发挥。只有领导大力支持档案管理的创新并通过档案管理人员的努力与学习才能够早日实现基层事业单位档案管理的创新。2.完善相关标准、法规与政策。档案管理的依据是统一的标准在基层事业单位档案管理的过程中统一的标准能够推动标准化工作的开展。相关的制度、法规与法律为档案工作的开展提供了法律依据促进档案信息资源的开发与利用。因此在基层事业单位档案管理信息化的过程中基层事业单位要制定统一的档案管理标准如果在档案管理中出现了问题就可以以此为依据进行处理。3.大力推动网络设备建设。网络设备建设是基层事业单位档案管理信息化的基础。现阶段基层事业单位都普遍建设了微机局域网但是微机局域网的