投资集团财务档案管理制度样本.doc

某投资集团财务档案管理制度一、总则第一条为了加强公司财务档案科学管理，建立、健全会计档案立卷、归档保管、调阅和销毁等管理制度，切实完善档案管理工作，使其规范化、系统化，特制定本制度。第二条资金财务部是公司财务档案详细负责部门。资金财务部财务档案管理工作分为五大类，涉及会计档案管理、年度报告及审计等资料管理、预算档案管理、保险文献管理、寻常往来文献及合同档案管理。其中每某些需根据详细状况进行详细分类，如寻常往来文献管理需分为公司内部往来文献和外部往来文献两大类等。二、会计档案管理第三条会计档案管理涉及会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映公司经济业务重要史料和证据。详细涉及：1．会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其她会计凭证。2．会计帐簿类：总帐、明细帐(根据科目建立)、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其她会计帐簿。3．财务报告类：月度、季度、年度财务报告，涉及会计报表及附表、附注和文字阐明，其她财务报告。4．其她类：会计档案移送清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，银行余额调节表，其她应保存会计核算专业资料。第四条每月形成会计档案，应由专人按照归档规定，负责整顿立卷、装订成册，编制会计档案保管清册。档案根据上述分类，分别保存，凭证按月整顿保存，年终将本年帐簿存档。第五条资金财务部指定专人负责会计档案保管工作，档案柜由专人负责分类整顿，档案柜钥匙由专人负责保管。第六条保存会计档案不得外借。如有特殊需要，经公司财务总监批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案人员，不得在会计档案上涂画，不得拆封、抽换会计档案。第七条资金财务部负责设立会计档案查阅登记清册，及时登记查阅人或者复制人姓名、工作单位、日期、查阅内容、归还日期等。第八条会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、、、、25年5种。其中1．纳税人帐簿、记帐凭证等资料保存期限为。2．原始凭证、记帐凭证和汇总凭证保管期限为。3．总帐(涉及日记总帐)、明细帐、日记帐保管期限为。其中钞票和银行存款日记帐保管期限为。4．固定资产卡片在固定资产报废清理后保存3年。5．辅助帐簿保存期限为3年。6．月、季度财务报告保管期限为3年。年度财务报告(决算)永久保管。7．会计移送清册保管，会计档案保管及销毁清册永久保存。8．银行余额调节表保存3年。第九条会计档案保管期限，从会计年度终了后第一天计起。第十条对会计档案保管期限有特殊规定，可以报公司总裁批准，报财政部、国家档案局备案。第十一条保管期满会计档案，可以按照如下程序销毁：1．编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2．公司总裁在会计档案销毁册上订立意见。3．资金财务部经理负责销毁会计档案，财务总监与总裁办公室主任共同监销。4．监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁会计档案；销毁后，应在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销状况报告公司总裁。第十二条保管期满但未结清债权债务原始凭证，不得销毁。应独立抽出立卷，保管到结清债权债务为止。第十三条计算机电子财务文档，原则上应当打印出书面会计档案进行保存。磁带、磁盘、光盘等会计档案，要进行备份保管。第十四条公司分立，会计档案由分立后一方统一保管，另一方可查阅、复制与其业务关于会计档案。对其中未结清会计事项所涉及原始凭证，应当单独抽出，移送业务有关方保存，并按规定办理交接手续。第十五条公司合并，原单位形成会计档案应当由合并后单位统一保管。第十六条单位之间交接会计档案，交接双方应办理睬计档案交接手续。第十七条交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移送清册所列内容逐项交接，并由交接双方财务负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移送清册上签名或者盖章。三、年度报告及审计等资料管理第十八条年度资料涉及月、季、年度报表、审计报告、验资报告等，这些报表及资料应根据时间、类别分别由专人专柜保管。第十九条年终报告、审计、验资报告应长期保存，分别包装，注明名称、截止日期、编号等。第二十条年度报告及审计等资料原则上不予外借。如公司内部单位或股东等需要查阅或复制，需由公司总裁批准，资料保管人需记录发放或借出时间、姓名、工作单位、数量等，并由接受人签字或盖章。四、预算档案管理第二十一条预算档案涉及月度、季度、年度预算与年度决算案，预算调节方案，预算执行状况等，涉及收入、费用及固定资产等方面。第二十二条预算档案按年度进行分类保管。年度预算与决算应永久保存。五、保险文献管理第二十三条保险文献作为公司重要文档应单独予以保存。涉及如下几方面内容：1．关于投保、续保等保险往来传真、信函等。2．保险索赔文献。3．保险合同条款、保险单据等正