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行政前台工作流程

第一篇：行政前台工作流程行政/前台工作流程1.接听电话/传真流程：1）接起电话，礼貌问候，聆听记录，转接相关部门。2）呼叫内线：直接拨分机号码，总机拨0呼叫外线：拨9后再拨外线号码转接电话：按挂机键1次，即可弹出，再加拨分机号码代接/抢接电话：所有分机，摘机拨*#3）电话无人接听时，请其他同事代接。4）接收传真，并及时转交相关人员。2.客户接待流程：1）礼貌问候，了解客户需求。2）确认人数，端茶递水。3）电话告知相关人员，得到确认回复后，引见客户进入办公室。3.考勤及外出流程：1）将已经存档的手指平放于刷指纹镜面上，指纹机提示“谢谢”即操作成功；如果不成功，就需要再次放入指纹。2）如考勤机不能识别指纹或不能正常工作，要第一时间向综合管理部人员反应并采取补救措施，否则视为未出勤。3）员工外出办理公务的，应先填写外出单并交由领导签字方可外出；特殊情况无法先填写外出单的应事先向领导说明并告知综合管理部，过后由当事人凭领导签字的外出单到综合管理部存档，作为出勤记录，否则视为缺勤。4）每月1日通过指纹考勤机下载员工上月的考勤记录，针对迟到、早退、请假、未登记等情况进行备注。4.会议流程：1）确认会议时间，确认人数，准备会议室。2）按会议内容如实记录，会后整理完整并以Email形式发送至各位同事的邮箱。5.日常用品添置、领用、核销流程：1）由部门相关人员填写日常采购申请表，由领导签字后，由综合管理部统一添置。2）综合管理部统一发放，由使用人签字领用。3）填写费用报销单，附上采购申请表及相关票据，交由综合管理部核实。6.寄送快递流程：1）员工填写快递单（地址、电话、收件人），包装完整，再交由前台处。2）前台需检查快递单填写是否完整，并登记在案，统一由快递公司发出。7.面试通知及接待流程：1）按领导要求，合理安排求职者的初试和复试的时间。2）电话通知求职者，并以短信或Email的形式通知求职者具体时间地点。3）求职者面试前需填写面试人员登记表，按顺序告知相关面试官。第二篇：行政前台工作流程行政前台工作流程接待——客户来访工作流程：1、客户进门起身迎接并询问来访事由；2、弄清来访者身份和意图。安排来访者前往会客室稍坐片刻；3、准备招待茶水饮料；4、通知相关工作人员有人来访；5、每隔15分钟左右添加茶水,来客告辞时起身道别；6、客人离开后清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整洁；电话的接听和记录工作流程：1、电话响铃两声后，立即接听，注意礼貌用语；2、电话铃响超过3声，接听电话应该致歉；3、接听电话时应控制音量，不应影响其他人的正常工作；4、对方所要找的人不在时，应询问对方是否希望留言或留下回电号码，切忌立即挂断电话；5、通话之后，应轻轻挂断电话，并且尽可能等对方挂断后再放下听筒；6、没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨，首先致歉，再询问刚才来电的目的。7、将需要转达的内容及时记录；8、记录后5分钟内及时通知被传达人,通知传达的程序见口头通知流程,并确认对方接收信息正确无误。日常的打印、复印饮水机以及相关设备的使用管理工作流程：1、每天早上上班时间准时开启并且检查传真机、复印机，并及时补充所需的纸张；2、负责公司日常的打印、复印。打印、复印重要文件、图纸或需要发出的文件、图纸使用白纸；公司内部使用或不重要的文稿图纸使用再生纸；3、打印机、复印机或其它设备出现故障时，及时联络办公设施维护人员进行检查维修；备注如需要申购A4纸换墨粉硒鼓等需提前填写申购单并经理签字后通知供货商。办公室用品申购领用及发放工作流程：申报流程《办公用品申请表》——申请部门经理签字同意采购——前台回收整理——行政主管审核——总经办签字批准；采购流程：总经办签字批准——前台电话通知供货商——检收采购的物品质量是否复合要求——发放并签字确认领用流程；需到前台登记所需要的物品并签字如需个人申购物品则拿申购单并经理签字后给前台——前台打电话通知供货商。机票及酒店预定工作流程；1,查机票价格，例如艺龙、携程。2．需要采集订票人员的姓名、身份证号码、手机号码三样信息以便登记3.给老师打电话确认时间是否合适并确认身份证号是否有误4．和供货商联系并出票同时签写订票单并签字负责图书报刊日常借阅工作流程；借阅报刊图书需签书籍领用登记表后才可借出。邮件登记公司邮件、包裹的收发：因工作需要所寄出的邮件由前台文员联系相关快递公司与之洽谈，员工包裹必须由本人签收并签字确认公司内部文件签邮件登记考勤工作流程：1、熟悉门禁考勤系统的管理，根据公司人员情况及时增加或更改考勤人员信息；2、如有员工请假，需到填写《请假单》并注明请假原因、时间及时数；行政主管及总经理签字同意后作为考勤依据；3、每月月底综合外出登记以及人员请假情况统计考勤，签字后交行政主管审核签字；4、考勤统计交由财务作为