浅谈如何做好会务工作.docx

浅谈如何做好会务工作

第一篇：浅谈如何做好会务工作浅谈如何做好会务工作会议是自有人类以来就存在的一种社会现象，领导机构进行决策和管理，实现领导职能的一种重要方式。这种活动方式已经被广泛应用于社会生活、公务活动的各个领域。会务工作是会议正常进行和取得预期效果的重要保证,会务工作水平的高低，直接影响会议的质量和效果，在筹备组织的过程中，稍不注意就会出现难以弥补的差错，造成不良影响。做好会务工作，需要在会前、会中、会后分别树立细节意识，抓好相关细节，才是确保会议顺利举办的关键。一、会前筹备会前筹备工作做得是否充分，直接关系到会议的成功与否。据统计，会前筹备的效果占会议有效性的70%。可以说，高质量的会前筹备工作，是会议质量的保证，是会议成功的前提。因此，必须以高度的责任心做好会议筹备工作。会前筹备工作主要包括拟定计划，明确分工，准备材料，后勤保障和布置会场等方面。（一）拟定议程。指的是拟订会议议程、日程。会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。拟订会议议程通常是由决策层决定，如办事处党委会、主任办公会、专题会等是由庄主任提议召开，并组织审定议题，交由办公室办理。办公室根据领导要求，拟定会议名称、内容、时间、地点、参会人员范围等，报告庄主任审定同意后，可采取电话或书面的方式进行通知安排。（二）明确分工。一般情况下，一次成功的会议是依靠的性质与规模把它布置好，营造出相应的气氛。在布置会场时，应注意选择会场、安排座位、布置主席台等。由于会议的类型，规模等都不尽相同，工作程序也会有一定差别，但总的原则是会场布置要充分体现会议气氛。一般包括：1.确定会议室和会议桌摆放形式，大会（主席台），党委会（正中为主），座谈会协调会（面对面）等。2.悬挂会标、横幅等（咱们办事处严格遵守八项规定，会标横幅由LED屏幕代替）。3.安排座次，摆放座签。首先找出主位，然后依次左右左右。4.逐个测试话筒，保证音响效果。5.保证照明、通风、投影等设备运转有效，逢冬夏两季还要提前打开空调。6.做好会议发言、集体照相等方面的准备工作。7.进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。列个单子逐项检查。二、会中服务工作在会中服务阶段，会务人员须提前到达会场，反复检查会场准备情况，做好会议材料分发，完成签到与引导，组织会议有序进行，搞好后勤服务等工作。1、签到与引导。签到是参会人员表示入场的一种必要手续。常用的签到方式有簿册式（手写签到）和卡片式（电子签到）。在组织签到的同时，会务人员要做好入场引导工作，以方便与会人员入场，同时缩短入场时间。此刻特别重要的是要落实主席台领导、发言人、上台领奖人是否到齐。同时，会场内可播放轻音乐，营造轻松愉快的会场氛围。这里需要注意的是参加会议的主要领导不签到，固定会议或人员较少的会议也可不签到。2、组织会议进行。维持好会场秩序，会议开始后与会人员入座就绪，及时关闭会场大门；开会期间关闭手机或调票已事先订好，会务人员此时需要做的就是安排好送站车辆，确保与会人员安全到达车站或机场。之后，要做好会场善后，它包括及时清理会场，带回剩余材料、席卡等；清退客房和会议用房；归还借用的物品；结算帐目并向财务部门报销等。2、整理会议文件。整理会议文件的首要工作是收集文件。会前准备并分发的文件，会议期间产生的文件和会后产生的文件都是需要收集的文件。完成收集工作后，就要对会议文件进行立卷归档。归档后应交由有关人员保管，不要保留在个人手中。3、会务总结反馈。一方面，要按照有关要求，形成会议纪要，会议报告，会议简报等等，一方面还要对本次会议工作进行一次认真的总结，肯定成绩，分析不足。通过会议总结，积累会议工作经验，提高会务人员综合能力，培养互相配合，协同合作的良好作风。第二篇：如何做好会务工作如何做好会务工作编者按：搞好会务是办公室的基本职责之一,是一项经常性工作。会务工作的好坏，直接影响到会议的质量和效果。那么在会议的安排和组织上，我们该注意些什么呢？会务工作是一项复杂的系统工作，也是办公室的一项重要的职责，在筹备组织的过程中，稍不注意就会出现难以弥补的错误，造成不良影响。要想做好会议服务，应注意完善以下几项工作:一、会前准备工作1.组织会务班子，明确工作职责。大型会议还要制订详细的会务工作方案。2.发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。3.印制会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。4.大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。5.大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。6.会场布置。会场布置要充分体现会议气氛。（1）悬挂会标、徽记、旗帜等。（2）设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，摆放席签、话筒，并保证音响效果。（3）确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明确。