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档案室资料收发借阅管理规定

第一篇：档案室资料收发借阅管理规定技术与质量档案室资料收发借阅管理规定为了不断完善检验技术中心技术与质量档案室文件资料收发借阅管理工作，明确管理职责，进一步规范技术与质量档案室文件资料收发借阅程序，避免在收发借阅过程中出现损坏、丢失、泄密现象，保证技术与质量档案室资料的完整和长期使用性，更好地为公司的生产经营和长远发展服务，特制定此规定：1、设备与基建图纸资料以及说明书、与管线项目有关的技术资料、工艺文件、焊评、首批与过程控制检验报告、水压爆破试验报告、CTOD检测报告、HIC检测报告、SSC检测报告等由技术档案资料室归口管理。2、生产过程检验记录、钢板与钢管质量证明书、焊材质证书与入厂检验资料、水压试验数据与曲线图、射线底片或抓图、2#连探波形图、质量报表、收库记录、质量分析资料、过程不合格品统计表、理化报告单、不合格钢管记录、喷字传递信息、外来检测报告等由质量档案室归口管理。3、收发技术与质量资料，借阅检验技术中心技术与质量档案室资料，都必须履行相应的收发与借阅手续。4、所有接收与发放的资料须为纸质资料，并提交相应的电子版资料做为电子备份。5、钢板订货技术条件、技术标书等对外文件，技术档案室在接收到正式文件后2小时内传递发放到相关对口部门。需提交给监理单位的报告资料，如首批报告、水爆报告等，技术档案室在接收到正式报告后4小时内传递给监理单位。6、借阅人必须填写“巨龙钢管公司档案资料借阅审批单”，经检验技术中心领导（批准人：检验技术中心主任、副主任）、公司业务主管领导签字批准后，方可借阅。非检验技术中心人员借阅，除上述审批人签字外，还需借阅方主管领导签字。同时，由借阅人在资料借阅登记本上做好记录，并写明借阅事由、借阅日期、资料名称等。7、负责向检验技术中心质量档案室移交资料人员，在借阅本职工作范围的资料时，经检验技术中心领导同意，只需在资料借阅登记本上登记即可。若借阅非本职工作范围的资料，必须办理借阅手续。8、外单位借阅时，借阅人必须持其单位介绍信及身份证，必须经检验技术中心主任同意后，再按照要求办理资料借阅手续，并登记备案。否则，不予借阅。9、在资料借出期间，借阅人对所借资料承担安全、保密责任。应妥善保管，保守机密，不得私自带出公司、转借他人、随意放置、拆散、涂改，不得私自复印、扫描、拍摄、摘抄，只允许查阅批准范围内的资料内容。若因借阅人保管不善造成资料泄密、损坏、遗失等责任由借阅人全部承担。10、因工作需要，借阅人需要所借资料的复印件或扫描件时，除需按照条款6中要求办理相关手续外，同时，还必须填写“巨龙钢管公司资料复印审批单”（必须写明复印或扫描用途、数量等），经检验技术中心领导、公司业务主管领导签字批准，并进行登记。借阅人只能复印或扫描批准资料内容、数量，只限用于批准事项。在复印资料时，不允许拆开，若因特殊情况必须拆开时，必须经检验技术中心主任同意后，方可拆开。但必须保证所拆资料不被损坏，若损坏，由借阅人承担赔偿责任。11、借阅人必须在10天之内将其所借资料归还档案室，若因特殊原因不能及时归还的，必须经检验技术中心主任同意后，方可延期归还。但最多不得超过一个月，一个月后若仍不能归还的，必须重新办理借阅手续。12、借阅人在归还资料时，应与档案管理员办理资料归还交接手续。档案管理员对所归还资料进行检查，若有涂改、损坏、缺页、丢失等现象，应马上向检验技术中心主任汇报，档案管理员有权拒绝接受办理资料归还手续。造成的损失或不良后果，全部由借阅人承担。13、以光盘、软盘为介质的文件资料不外借。14、本规定从2012年6月1日起正式实施。15、本规定条款中，若有与巨龙钢管公司相关规章制度条款相抵触的，以公司相关规定内容为准。第二篇：档案室管理规定档案室管理制度一、档案资料的分类及权限界定（一）普通文件：1、分类：其他公司的一些宣传资料、光盘等；其他公司的投标书；公司购买的生产、技术、管理方面的书籍，光盘。2、权限：本公司员工可随时借阅、查看；除本公司外的其他人员，须持综合部部长签字的工作联系单方可借阅；如有需要，可由档案室管理员复印使用。（二）保密文件：1、分类：公司技术部的图纸、工艺卡；外来图纸、工艺卡；公司内各部门存档的资料、文件等。2、权限：存档时，存档部门需界定可借阅、查看的部门、人员等范围，存档范围内的部门、人员可随时借阅、查看；存档范围外的人员要借阅、查看时，需持经部门领导、综合部部长签字的工作联系单方可查看、借阅；如有需要，使用人可持有部门领导、综合部部长签字的工作联系单方可复印。（三）机密文件：1、分类：各部门认为不可对外人公开的文件、资料等：领导界定为机密的文件、资料等。2、权限：原则上不允许任何人借阅、查看，如有特殊情况，借阅人须持公司综合部部长、副总经理签字的工作联系单，方可借阅；