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档案员培训资料

第一篇：档案员培训资料一、城建档案信息化建设（一）信息化建设的概念（二）信息化建设的目标（三）信息化建设的原则（四）信息化建设的内容（五）信息化建设的要求（一）信息化建设的概念•是指依据城建档案信息化的标准规范体系，通过运用现代信息技术，配置计算机辅助管理设施和专业人员，以城建档案网络系统为平台，建立和完善城建档案信息资源库，对城建档案信息资源进行全面收集、科学管理，为社会提供方便、快捷、全面、系统的信息利用服务。（二）信息化建设的目标•城建档案信息化建设的总体目标应以数字化城建档案管理机构建设为方向，以城建档案管理网络化建设为基础，以数字信息资源建设为核心，以城建档案信息资源的集成、可视化利用为目的，逐步建立起物理分散、逻辑集中、数量充足、内容丰富、结构合理、质量优化、富有特色的档案信息资源体系和社会服务体系。（三）信息化建设的原则•城建档案信息化建设工作应与城乡建设和经济发展相适应，应与本地区的信息化工作相协调。•城建档案行业主管部门应制定信息化工作专项规划，城建档案管理机构应制定实施计划，做到统筹规划，分步实施。•信息化建设应做到应用技术先进、成熟，经济上合理可行，系统安全稳定可靠。•信息化建设应积极采用国际、国家标准，逐步建立城建档案信息化标准体系和管理规范，与电子政务系统协调建设，资源共享。•用信息化手段为城市社会、经济、文化的发展提供高效、优质、快捷的专业化服务，满足政府、公众对城建档案使用的需要。（四）信息化建设的主要内容•基本内容主要包括：档案工作管理技术手段的现代化•主要内容是：计算机技术的运用（五）信息化建设的要求•城建档案的形成、保管单位应根据信息化建设工作的需要配置计算机设备、软件与网络设施，设置相应的岗位和管理人员，并建立计算机网络、设备、软件和数据库的运行管理制度，以及计算机系统和数据的安全、保密制度。•城建档案的形成单位应建立收集和移交电子档案的制度，并应明确专人负责电子文件的积累、鉴定、著录、归档等工作，保证电子文件的原始、真实、完整、安全、及时整理形成电子档案。•城建档案管理机构应积极创造条件接收电子档案，重视和做好电子档案的保管和迁移工作，保证电子档案在保管期限内完整、真实、可用。•城建档案管理机构应定期对内部工作人员和城建档案形成单位的档案业务人员进行信息技术和相关法律法规及标准的培训。•城建档案管理部门应建立自己的档案网站。网站应提供政策法规、办事指南、开放档案目录查询等基本功能。二、城建档案管理系统（一）城建档案管理系统建设的要求（二）城建档案管理系统的功能（三）全省城建档案系统统一推广使用深圳伟图公司城建档案管理系统软件•前端收集软件：建设工程电子文件归档与管理系统（房屋建筑、市政版）湖北省建设工程网上注册登记系统•档案接收与管理：城建档案综合管理系统城市建设声像档案管理系统城建电子文件管理控制中心系统•档案利用：城市建设信息分析统计系统•历史档案数字化馆藏档案数字化加工系统建设工程电子文件归档与管理系统（房屋建筑、市政版）系统主要特点：•依据国标《城市建设档案著录规范》(GB/T50323-2001)、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)，以及《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117）、《湖北省建设工程竣工档案编制及报送规定》（鄂建［2010］92号）等其他相关法规条文对施工资料的要求，一方面实现了施工技术资料收集和整理，确保了施工资料的完整性、准确性和系统性；另一方面实现了实物档案与电子文件同步归档。•系统具有工程管理、文件登记收集、组卷、移交等功能，档案组卷模块具有辅助组织电子卷以及自动生成并打印标准的案卷封皮、卷内备考表、卷内目录等功能；实现了实物档案可对应已组好卷的电子档案进行打印，缩短整理时间，规范了档案整理工作，而且避免在整理过程中文件的遗失、遗漏。•系统具有工程施工资料统一用表的编辑功能。所有的用表包括：建筑工程、城镇道路工程、给水排水管道工程、城市桥梁工程等。•系统实现以城建电子文件为依据的实体档案归档体系。各种实体档案的原件稿可从系统中打印，然后签章归档，从而杜绝了档案缺失、补制或伪造现象，缩短了实体档案的收集、整理、移交时间，确保实物档案的真实、可靠、完整、系统。•系统采用前端控制原则实现了工程电子文件的收集，确保归档范围内的全部电子文件在形成时期的真实、可靠、完整、安全、可读；•系统采用XML传输，对归档的电子文件在传输过程加密，有效地防止对电子文件的损伤和破坏。•系统界面友好，风格统一，操作简便、易学。（四）建设工程电子文件数据接收系统•实现工程报建登记、任务分配、业务指导功能•实现电子文件接收功能，提供建筑工程竣工工程应交电子文件模板编辑功能•实现按工程项目对电子文件的管理功能湖北省建设工程网上注册登记