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档案整理规范

第一篇：档案整理规范西安市幼儿园文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定（试行）第一条为了进一步加强我市幼儿园档案管理工作，正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映园所主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《国家档案局8号令》制定本规定。第二条本规定中幼儿园档案是指各级各类幼儿园在党政、园务管理、教学、课题研究、卫生保健等其他各项活动中形成的各种门类和载体的历史记录。第三条幼儿园文件材料归档范围是：(一)反映本园主要职能活动和基本历史面貌的，对本园工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；(二)本园工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；(三)本园需要贯彻执行的上级主管部门的重要文件材料；(四)其他对本园工作具有查考价值的文件材料。第四条幼儿园文件材料不归档范围是：（一）上级主管部门的文件材料中，普发性不需本园办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等；（二）本园文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，本园负责人兼任外单位职务形成的与本园无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）不需贯彻执行的文件材料、供参阅的简报、情况反映；第五条凡属本园归档范围的文件材料，必须按有关规定向本园负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。第六条本园各部门按照归档范围，对应归档的文件材料，必须收集齐全完整，保持文件之间的历史联系，体现文件形成的过程，便于查找利用。第七条凡归档的文件材料，必须符合国家公文格式标准，做到字迹工整、清晰，严禁用铅笔和圆珠笔书写。第八条永久保管的文书档案主要包括：（一）本园制定的工作制度、办法等文件材料；（二）本园召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料；（三）本园职能活动中形成的重要业务文件材料；（四）本园关于重要问题的请示与上级主管部门的批复、批示，重要的报告、总结等；（五）本园机构演变、人事任免、综合统计报表等文件材料；（六）本园房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（七）上级主管部门制发的属于本幼儿园主管业务的重要文件材料；第九条定期保管的文书档案主要包括：(一)本园职能活动中形成的一般性业务文件材料；(二）本园召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；(三）本园人事管理工作形成的一般性文件材料；(四）本园一般性事务管理文件材料；(五）本园关于一般性问题的请示与上级主管部门的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；(六)上级主管部门制发的属于本园业务的一般性文件材料；(七)上级主管部门制发的非本园主管业务但要贯彻执行的文件材料。第十条幼儿园对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。第十一条幼儿园应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。第十二条幼儿园形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。第十三条幼儿园的文书档案应于次年6月底，业务档案应于次年9月底移交档案部门统一管理。第十四条幼儿园文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。第十五条本规定自颁布之日起施行。附件：《幼儿园文件材料归档范围和档案保管期限表》西安市幼儿园文件材料归档范围和保管期限表一、文书档案归档范围和保管期限表党支部：1．本园支委会、支部会议记录（永久）2．成立本园支部的报告、批复、党支部领导任免职、分工报告、批复（永久）3．本园党员花名册、党员及党组织情况统计报表（永久）4．本园党支部关于党组织建设等工作的请示与上级的批复重要的（永久）一般的（30年）5．本园被评为区(县)级以上先进集体或个人的各种材料（永久）6．党员的处分材料性质严重的（永久）性质一般的（30年）7、发展新党员名单及主管党委的批复、意见（永久）8、本园党支部关于党员思想政治教育工作的文件材料重要的（永久）一般的（30年）9、党员组织关系介绍信及存根（永久）10、党费收据存根、外调介绍信存根（10年）11、党员、教工为党支部及领导提出的合理化建议、批评意见等（10年）12、本园党组织发展规划与党员的谈话记录（10年）13、党员思想、学习、工作汇报小结（10年）14、积极分子入党申请书（10年）工会1、本园工会计划、总结、报告、会议记录（永久）2、本园工会领导任免职务的报告、批复（永久）3、教代会文件材料⑴通知、工作报告、总结、决议、领导讲话、选举结果批复（永久）⑵代表讲话、小组记录、贺信（10年）4、工会会员名册及各种统计表（永久）5、上级对本园工会下发的表彰文件、先进事迹材料、登记表等（永