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档案管理制度

第一篇：档案管理制度第一条为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。第二条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。第三条凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。第四条档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。第五条归档范围：1、公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录（包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等）、决定、委任书、协议、合同、项目方案等具有参考价值的文件材料。2、本公司的请示与上级机关的批复以及对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。第六条档案的借阅与索取：1、借阅档案要认真填写《借阅档案登记薄》。2、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。3、归还档案时，档案管理人员要严格检查，如发现遗失、污损、或随意涂改情况的，要追究借阅者责任，并及时报告公司主管领导。第六条档案的销毁：1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。2、若按规定需要销毁时，必须编制《档案销毁清册》，属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准核对清楚后方可销毁。3、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。第二篇：档案管理制度范本档案管理制度为规范公司档案管理，保护公司无形资产的安全，特制订XXX公司档案管理规定。一、适用范围适用公司所辖各部门。二、档案分类1、财务档案财务档案包括财务凭证、财务报表（统计报表）、财务类的各种证照（税务登记证、贷款证、信用证明等）、银行抵押资料、财务分析报告、资产评估报告、审计报告、预决算报告、公证书、对外投资担保、结算中心的客户登记卡（出入库单据）、出具各类文件等的原件和相应的电子版原件。2、办公类档案⑴企业的各类证照（营业执照正副本、组织代码证正副本及电子件、商品流通许可证、生产许可证QS、特许经营证书、对外注册登记证、外贸出口登记证、商标证书、有关认证证书等）；⑵产权证（房屋产权、土地产权、知识产权、专利等）；⑶各类合同、协议及附件资料；⑷加盖公司公章的各类重要文件；⑸公司股东会、董事会、监事会的章程、变更、决议纪要及工商登记资料；⑹对外报送的各类统计报表、企业信息报表（加盖公司公章）；⑺对外报送的项目及附件资料；⑻战略规划和经营计划书；⑼对外投资的各类纪要、出具的文件、委托书等；⑽人事档案、薪资标准等；⑾重要参观、考察的照片和影视资料等；⑿各类取得的荣誉证书。以上资料的原件和相关的电子版。3、技术设备类档案⑴生产工艺、检验（验收）标准、产品标准、标签备案、配方；⑵各类产品的型式检验报告、外部抽检的检验报告；⑶产品内外包装设计稿、设计人资料；⑷有关认证和注册的文件、手册、检查资料等；⑸各类图纸（工程建设、设备、生产工艺布局、规划等）；⑹重要设备的技术资料（制冷、运输、电梯、速冻生产线、食品生产设备等）——资料、合格证、检测报告等；⑺各类设备、管道、表类、计量装置等经外部检验部门的检定、检测的证书、表格、标签等；⑻各类工程验收资料。以上资料的原件和相关的电子版。三、职责1、财务档案由财务部负责保管；2、办公类档案由综合办负责保管；3、技术设备档案由生产技术部保管。四、保管原则1、各部门负责人为档案保管的主要责任人，应指定专人（兼职）保管档案，为档案保管的第一责任人。2、各类档案应放置在档案盒内，列明清单、分类保管，再放置到带有锁闭装置的档案柜内保管。3、档案保管人员应选择诚信度高、责任性强、认真心细、踏实稳重的员工担任。4、档案保管的场所应干燥、通风，有防鼠害、防虫蛀、消防设施的基本功能，离地面高度在5公分以上，不靠近窗户，以免受潮。5、保管人员要关注档案的收集整理和归档工作。6、各部门应将属于档案集中管理的资料原件及电子版及时送至档案保管人员处，及时归档保管。五、档案的借用和使用1、各部门平时工作需要借阅（用）档案原件的，需要提出申请，经本部门负责人批准和档案保管部门负责人的批准后方可办理借阅（用）手续。2、档案保管员凭批准后的申请表发出档案原件，并要求借阅（用）人出具借条，注明交还时间。3