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文书档案管理标准作业程序(成稿)

第一篇：文书档案管理标准作业程序(成稿)文书档案管理标准作业程序一、目的建立统一的公司文件管理制度，明确文件管理的原则和工作程序，发挥文件在公司管理工作中的功效。二、适用范围适用于公司各单位，凡以公司或部门名义所形成的文件资料，都应遵循此规则。三、工作职责3.1档案员：负责全公司文件管理，同时档案员负责公司文件的归口管理，所有公司文件（质量管理体系文件、管理制度A类文件、行政公文、外来文件）的分发皆归口其管理，负责文件的编号、复印、发放、回收以及原件的登记、保管、提供利用、存档等工作。3.2各部门：根据本部门日常工作需要，负责制订本单位相关的工作文件和管理制度B类文件，完善本单位的文件体系。如需以公司名义发放的文件，交由档案员进行统一编号发文。四、程序要点4.1文件编制、审核和批准权限文件编制、审核和批准权限表如下：序号文件名称编写部门审核部门/人员批准人员是否受控质量管理体系文件质量手册管理者代表组织管理者代表总经理是程序文件管理者代表组织管理者代表总经理是工作手册各相关部门管理者代表总经理是管理制度A类文件公司职能部门制度涉及单位总经理是B类文件各部门（管理处）本单位本单位负责人否行政公文业务部门主管领导总经理否4.2受控文件管理流程4.2.1受控文件编制质量管理体系文件及A类管理制度文件应有统一的内容格式，文件编制人员应按照管理文件的格式内容要求进行文件的编写。4.2.2受控文件审批1)文件编制后，按照规定的审批权限，送交相应人员审批。受控文件经批准人批准后交档案员制发。2)受控文件的审核人员必须对文件的适用性负责。文件的批准人必须对文件的有效性和接口性负责。3)受控文件的审查包括文件内容和形式的审查。文件内容的审核应注重在可操作性及协调一致性，文件形式的审查包括文件格式、标识、发放范围等符合要求。4.2.3受控文件分发归档1)文件经批准后，由档案员按照规范的受控文件格式和文件编号规则确定该文的文件号，并予登记、排版、打印、校对后，交相关人员签发。文件应由文件批准人确定文件开始实施日期，并在文件上做出说明。2)受控文件的发放，由经理审核，文件批准人批准，然后加盖受控章后按发放范围分发。3)受控文件实行分级管理，公司档案员负责受控文件的发放、回收、保存和归档。4)文件经审核批准后，原版文件由档案员归档。5)已批准发放的受控文件的电子版要做好备份，分类存磁盘，并登记备查。4.2.4受控文件的评价1)收文单位在文件实施过程中如发现现问题等，应将有关信息及时反馈给编制部门，以便及时修改更正。2)受控文件实施后，由管理者代表或文件批准人定期（每年一次）或适时地组织有关人员对文件符合性、操作性进行评价，提出处理意见（如修改、改版等）。4.2.5受控文件的丢失处理受控文件资料丢失后，使用人填写文件资料丢失报告，说明原因，部门负责人签暑意见，由行政部提出处理意见，经总经理批准后，可补发新的文件和资料。4.2.6管理制度B类文件管理流程各部门（管理处）参照受控文件管理流程制定本部门管理制度文件管理流程。各部门（管理处）制定的所有管理制度B类文件应送一份公司档案员登记备案，并及时更新。4.3行政公文管理流程4.3.1发文1)以公司名义对内、对外行文的行政公文、信函由公司各相关负责人起草，指定由其它部门拟稿的除外。2)公文送公司领导签发前，应由拟稿部门负责人核稿；公文如涉及到多个部门，要请相关部门会稿。主办部门与会稿部门取得一致意见后行文。3)会稿和核稿时，起草人负责跟踪和修改。公文核稿、会稿完毕后，交由公司总经理签发，总经理签发稿件为定稿。4)任何以公司名义盖公司印章的发文，必须由总经理或总经理授权人批准签发。5)发文稿签发后，由档案员根据规定的公文格式和公司制定的发文字号确定该公文的发文字号，并予登记后打印、校对、缮印、加盖公章。6)发文稿及公文会稿表由档案员归档。已批准签发的公文电子版统一由档案员归档，并做好备份，分类存磁盘，并登记备查。7)制文由相关人员按规定按发放范围负责发送，并请收件人签收。8)以传真件形式发送的公文，传真之后需加盖“已传真”章，原件仍按正常发文渠道发送。4.3.2收文1)所有发往公司的外来文件和总公司内部单位向公司的来文，统一由公司档案员处理。公司任何部门不论从哪种渠道收到来文，必须将原件交公司档案员处理，不得私自处理。2)对于外来文件，公司档案员收到来文后，进行收文登记，送总经理批示处理意见；对于总公司内部来文（含局域网来文），要求办理的，由档案员送总经理批示处理意见。3)对于总公司内部来文（含局域网来文），属各类管理文件、计划、办法、纪要等知照性文件，需相关部门传阅的，由编制传阅登记表，送总经理批示。4)档案员按总经理批示意见，将来文及批示复印后送有关部门传阅或承办，原件归