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报销制度建议书20100105

第一篇：报销制度建议书20100105员工报销规定一、员工费用报销费用核销细则：1.费用项目核销焦点问题：1.1员工费用核销项目包括：员工国内差旅费、出租费、市内交通费、手机费、业务招待费、员工零星走访费、车辆费7个费用项目。1.2业务招待费、差旅住宿费、等申请必须事前申请，不能事后直接确认核销；出租费、手机费、市内车船费、车辆费的申请可随时费用确认，也可以当月一次性,所有费用项目必须要当月录入，当月预算于月末最后一天23：59前有效；1.3各部门月度员工费用预算由部门经理负责编制，财务部审核完成，经总经理批准1.4关于补助兑现的说明住宿费：凭住宿发票预算、标准内实报实销；伙食费：预算标准内兑现，需附费用票据；公杂费：指出差期间发生的出租费、通讯费、上网费，需附业务发生票据预算、标准内实报实销；1.5关于市内车船费的规范：市内车船费泛指：员工青岛市内发生的车船费、公交车费或IC卡费出租费按照单独的规范细则执行，员工在青岛发生的船、车费用根据业务操作需要在市内交通费列支，发生、控制原则同出租费，按照个人定标控制，月度一次性确认报销；1.6车辆费配车报销费用项目：油料费，停车费，路桥费，年审费，保险费，维修费、养路费、道口费和车船税。其他车辆内饰品等费一律不予报销，报销费用发票户头均应是结算公司户头，个人户头不予报销。（此条仅限总经理及经理）1.7IC卡发票户头：自07.9.1起税务局规定所有户头为“个人”的IC卡充值发票不能作为公司付款、报销凭证,IC卡报销户头必须是公司全称，以避免税务风险！1.8关于违规票据的处理：A、虚假票据：虚假报销票据不予退回，由财务审核人加盖假票章并留存备查；B、其他不合规票据：可整改票据由财务登记台账由报销人或其部门专人签收并在7天内整改到位，无整改意见的票据由财务留存备查；1.9出差只报销往返机场出租车费的，需在报销凭证中附登机牌原件，否则不予核销；2.核销标准细则：a.加班出租车费：周一至周六每晚加班到20：30以后；加班打车公司承担单次不超过30元的出租车费。下班时间以人力的“考勤明细表”为准，打车车票起始时间与打卡登记时间间隔30分钟以内，否则不予报销；平日及节假日加班打车均需附文员的“考勤明细表”，否则不予核销相关费用。b.公务用出租车费：发生前先报审业务发生的时间、地点、金额、目的，并由部门负责人审批通过，报销时发票的时间要与明细报告的时间一致，实报实销。2.1接待来访客户的出租费；2.2出差往返机场出租费；a.要求：出租车费时间重叠、连号发票、车票时间与报告明细内容一致，否则一律按假票处理。特殊情况在填报费用核销单时必须在提示栏注释栏中清楚说明，事后解释将不予接受，一律不予报销。b.用以报销的出租车票时间必须与相应业务时间一致，否则视同违规不予核销！对于特殊业务产生的通讯费（如部分产品部有出差通讯费报销规定的），暂按原部门标准报销！2.3手机费发票中的姓名和手机号码，必须和通讯录中信息一致。手机费报销所使用的发票原则上以电信局提供的原始发票为准，发票内容应包含通话类别明细。如使用电信补单作为报销凭证，须得到上级权限经理批准并附情况说明。必须保证不发生重复报销的情况，如有违反作为严重违纪处理，不带手机号码的充值、定额发票不得作为报销票据。2.4业务招待费a.原则：业务发生要在事前审批，审批通过后方可执行，每笔招待都要对应上业务事由或项目；在青岛发生招待300元以上的必须通过人力委办，未通过人力自行办理的需权限审批人及BFO事前书面审批确认。本地300元以下、外地就餐应尽可能索取机打发票，避免接收到虚假发票；b.事前审批及标准：业务发生前要报部门负责人审批，写明：接待地点、时间、酒店名称、人数、职务。招待标准：局级及以上级公务员、单位负责人及总经理300元/人为标准；经理200元/人为标准；部门主管及采购经理等100元/人为标准。c.业务结算：如有部门负责人参与发生的餐费，必须由其本人报销。d.要求：业务发生后，报销人将“业务招待申请表”、“发票”一并作为报销单据。其中，申请单的金额≥发票金额；审批单中的宴请地点和发票盖章上单位名称一致。3.费用贴票规定3.1.报销凭证a.应提供国家正式税务发票报销。b.员工应对所报发票的真实性负责。员工必须在离开提供发票的消费地前，核对发票的真实性，以便及时发现，及时调换。c.识别假发票的办法：I有密码区的发票：多张发票密码相同，或密码区无法刮开；II在公司曾经出现过假发票的餐馆名单中列出的餐馆中消费，并取得假发票；III可以拨打纳税服务热线（当地区号）12366，根据语音提示进行查询，还可登录发票所在地方税务局网站的“发票专栏”进行真伪查询。3.2填写规范：a.员工应确保差旅费用报告的内容准确完整；报销费用发票户头必须