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关于建立机关事业单位信息库的思考

第一篇：关于建立机关事业单位信息库的思考关于建立机关事业单位档案信息库的思考欧伟近年来，随着信息化建设不断深入，计算机技术、网络技术渗透到社会各个领域，成为生产生活中不可缺少的部分，全球经济一体化、文档一体化、社会信息化已成为不可逆转的趋势。文档一体化进程的加快，对档案工作的既有模式形成巨大的冲击。其直接产物就是大量的电子档案，它们是日常工作管理中的重要工具和业务工作顺利开展的保障。因此，建立电子档案信息库，对档案的长期保存、整理和利用具有重要的意义。一、机构档案信息的主要特点在机构编制工作中，机关事业单位的档案信息有以下几个特点：一是分散性。机关事业单位涉及面广、分散性强，每个单位中各个业务组成部分都是机构信息档案产生的源头。而不同机构的设立时间距离存在一定的差异，导致机关事业单位电子档案在生成阶段就具有分散性的特点，如不及时归档管理，很容易导致散失。二是动态性。单位的设立、变更、撤销，整个流程是一个动态过程，形成的文件处在不断地补充和完善中。例如从事业单位法人年检过程就可以看出，从最初的设立报告到现在的年检报告，变化非常大，如不把它们齐全完整地收集存档，档案材料则无法真实准确地反映机构信息的全貌，会降低档案的价值。三是延续性。机关事业单位的存在是一个延续、长期的过程，这也决定了单位档案的形成也具有连续性。这就要求对其数据信息的收集和管理需要长期延续的进行，否则归档电子文件就会有缺漏，影响档案的可靠性与权威性。正是由于机关事业单位档案这些自身特点及信息化建设引起的档案管理的变化，为档案管理带来了新的挑战。二、建立机关事业单位电子档案的作用档案作为一种原始记录，是历史的真凭实据，其现在的使用范围及利用率在不断攀升。而传统的管理模式及手工翻阅查询方式已经无法满足人们对档案利用的需求。建立一个全面的机关事业单位数据信息库，能使传统档案资料快速地向数字化方向发展，形成及时、准确、系统的数字化档案网络，实现档案信息资源的有效利用，主要作用体现在两个方面：（一）在档案日常管理中的作用1.减少查询时间，提高经办效率。传统的档案查询方式基本上都是手工翻阅，如果要查询比较繁琐的档案资料，需要花费很长时间。而数字化电子档案只需要在计算机上调阅并直接输出，大大缩短了查询时间。2.节约档案的管理成本。数字化电子档案管理使传统的以纸张为载体的档案信息转为机读档案，极大地降低了档案的管理成本。3.有利于对档案原件的保护。将纸质档案转变为电子档案后，档案的使用主要是在计算机上调阅，减少了对原始档案的翻阅次数，尤其是保存时间比较长的档案材料，它们本身就容易破损，进行数字化处理后无疑是对其起到了更好的保护作用。4.利用形式灵活多样。电子档案因其自身特点，能够根据利用者个人的需要对其中信息进行分类、统计、汇总等，满足利用者的各种需求。档案工作人员还可以根据需要对电子档案进行编辑，通过计算机编辑要比手工操作方便很多，而且能够节省时间。（二）在机构编制工作中的作用1.有助于加深对机构编制工作的理解。机构编制工作涉及到的单位数量多、范围广、时间长，信息量很大，建立一个全面的机构档案信息库，对每个机关事业单位的机构信息、历史沿革、历年的编办相关文件等基本信息进行汇总，并实行动态化管理，及时更新，有助于全面了解机构编制工作的现状，进而把握机构编制工作的内在规律。2.有助于为领导决策提供有效参考。根据现代管理学理念，行政管理的过程中，要计算出每个行政行为的社会效益和经济效益，才能更好的进行行为论证；同时，决策者也需要了解机构编制工作中每个行为的社会效益和经济效益前景，才能对所涉及的单位变更、人员增减有量化的感知。档案信息库就能有效的实现这一过程。最近通过建立事业单位电子档案，初步统计出我市自1988年设立第一家事业单位以来，共设立过265家事业单位，通过撤销、合并，减少了45家，现有220家事业单位，体现了我市在政府机构改革中，政府职能从管理向服务的进一步转变。具体到某一单位，也可以体现出政策的发展动向，以市民政局为例，自1990年设立第一家事业单位——地区军人接待站（现名为池州地区军供接待转运站）起，共设立过10个事业单位，现有8个，其中有3家为合署办公，撤销的两家为池州市社会福利生产管理办公室和池州市救灾扶贫周转金管理委员会办公室，体现了政府职能的进一步集中，进一步精简机构、整合职能的政策动态，对于现在的行政体制改革也有一定的启示作用。总之，档案数据的价值是巨大的，其作用也是多方面的。档案本身就是一种生产力，是重要的信息资源，而信息就是可以带来社会财富的生产要素，把信息档案用好用活，就会产生巨大的现实生产力，正因为如此，需要进一步解放思想，以推进信息化建设为契机，做好档案资源的开发利用，推动机构编制管理工作进一步上台阶、上水平。第二